MAツールを乗り換えるべきタイミングとは？失敗を避けるコツや成功事例をご紹介
「MAツールを導入したけど、結局メール配信しか使えていない」
「高機能なのはわかるけど、設定が複雑で手が回らない」
こうした声は、MAツールを導入済みの企業から数多く聞こえてきます。せっかくのツールも、使いこなせなければ宝の持ち腐れになりかねません。
また、逆に今のツールでは機能が足りないというケースもあるでしょう。
そんなときに選択肢となるのが「MAツールの乗り換え」。
本記事では、乗り換えを検討すべきタイミングや乗り換えの手順、よくある失敗パターン・成功事例などを解説します。
「今のMAツール、うちには合っていないかも」と少しでも感じている方は、ぜひ参考にしてください。
■ 「MAは難しい」という常識を変える。コストも機能も「ちょうどよい」が強みです。
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なぜ今、MAツールの乗り換えが起きているのか【よくある原因】
MAツールの導入は進んでいる一方で、「結局メール配信しか使えていない」「設定が難しくて活用できない」「維持費が成果に見合わない」という声も多く聞かれます。
MAツールを導入したものの使いこなせない、という企業が増えているのです。
その結果、乗り換えという選択肢が検討されるようになっています。
なぜそのような事態に陥るのか？よくあるケースを、その原因とともに解説します。
- 高機能すぎて、使いこなせない
- リード数が少ないのに、高機能なMAを導入してしまった
- ユーザー数・配信数が多く、従量課金がかさみ過ぎている
関連記事：MA（マーケティングオートメーション）とは？ツールを比較してわかりやすく解説
高機能すぎて、使いこなせない
「せっかく導入するなら、高機能な方がいい」と考えて選んだはずが、かえってその機能性が負担になってしまう…。そんなケースは決して珍しくありません。
たとえば、スコアリングやシナリオ設計は、見込み度の高い顧客を自動的に抽出したり、適切なタイミングでのフォローを自動化したりと、商談数を増やすのに有効な機能です。
ただし、これらをうまく活用するには、2つのスキルが求められます。
1つは「どのような行動を重視すべきか」「どんな流れでアプローチすべきか」といったマーケティングの知見。もう1つは、それをツール上で正確に実装できる操作スキルや設定の知識です。
実際に、「社内にMAツールを使いこなすための知見が十分にない」「勉強のためのリソースを割けない」という状況の企業も多く、せっかくの高機能を持て余してしまっているのです。
リード数が少ないのに、高機能なMAを導入してしまった
MAツールは、一定のリード数と継続的なリード獲得の仕組みが整ってこそ真価を発揮します。
そのため、まだリードの母数が少ない段階では、「高機能すぎるMAを導入しても、持て余してしまう」という状況に陥ることも少なくありません。
特に、BtoB企業のMAツールでのアプローチは、主にメールなどのナーチャリング施策が中心。
リードが少ないと、同じ相手に繰り返し似た内容を送ることになり、反応も鈍化しがちです。
加えて、十分な行動データが蓄積できないため、効果検証もしづらく、改善の打ち手が見えにくくなるのです。
このようなケースでは、まずはリードを増やすことに注力するのが先決です。
そのうえで、必要最低限の機能を備えた、コストを抑えて運用できるMAツールを選び、無理のない範囲でナーチャリングを進める形に切り替えるのも一つの選択肢です。
ユーザー数・配信数が多く、従量課金がかさみ過ぎている
MAツールの多くは、配信数や登録ユーザー数に応じて費用が増える従量課金制の料金体系を採用しています。一見、使った分だけ支払う仕組みは合理的に思えますが、実際には「想定よりも高額になってしまった」と感じる企業も少なくありません。
たとえば、定期的なメール配信やキャンペーンを複数同時に行っていると、配信数が増え、気づかぬうちにコストが膨らんでいるということがあります。
また、ユーザー数の上限を超えてしまい、追加費用が発生するケースもよくあります。
問題は、そうした費用が「成果」に見合っていないと感じたときです。
施策は回っているが、一部機能しか使っていないなど、「この金額を投資してまで今のツールを使い続けるべきか？」と疑問を持つ場合は、必要な機能だけの低コストなMAツールへの乗り換えを検討するのも方法の1つです。
MAツールを乗り換えるべきタイミングとは？
具体的にどのような状況に陥っていたら、MAツールを乗り換えるべきなのか？
ここでは、MAツールの見直しが必要な典型的なパターンを整理しました。自社の現状と照らし合わせてご覧ください。
- 活用されないまま放置されていませんか？
- 使いこなせていない機能、ありませんか？
- 「機能が足りない」と感じるようになっていませんか？
- 日々の運用が手間になっていませんか？
- 「MAツールの費用が高すぎる」と感じていませんか？
活用されないまま放置されていませんか？
「導入当初の担当者が異動して、誰も使い方がわからない」
「操作が属人化し、使える人が限られている」
導入から時間が経つと、このようにツールがあるだけの状態に陥ることがあります。高額な月額費用だけが発生し、成果にはつながらないという本末転倒な事態になってしまいます。
■ MAツール見直しのポイント
現状の体制でも無理なく活用できるMAツールへの見直しましょう。
実際の運用では退職・異動などで、担当者が変わることも少なくありません。そうした際に運用が止まらないようにできるだけ学習コストが低く、引継ぎの手間がかからないMAツールを選ぶのもおすすめです。
使いこなせていない機能、ありませんか？
スコアリングやシナリオ配信など、高度な機能を備えたMAツールでも「結局メール配信とリスト管理しか使っていない」というケースは珍しくありません。
高度な機能は社内にマーケティングの知見や設定スキルがないと使いこなせず、また機能が多すぎると何から手を付けるべきか分からなくなり、宝の持ち腐れという事態に陥りがちです。
■ MAツール見直しのポイント
オーバースペックだと感じているならば、必要十分な機能だけを備えたちょうどいいMAツールに見直しましょう。費用面・運用面ともに大きな負担軽減が見込めます。
「機能が足りない」と感じるようになっていませんか？
事業が成長し、マーケティングですべきことが増えてくるにつれて、「今のツールでは物足りなく感じることもあります。
たとえば、以下のような状態は、機能面からの乗り換えを検討すべきサインです。
- 保有リード数が増え、より細かなセグメント配信が必要になった
- パーソナライズの精度を高めたいが、設定の自由度が足りない
- シナリオ設計やスコアリングの機能に制限があり、戦略が立てづらい
■ MAツール見直しのポイント
このような場合は、「何ができていなくて、何ができるようになりたいのか」を明確にすることが第一歩です。
MAツールを使いこなせているが、機能不足がボトルネックになっているのであれば、よりカスタマイズ性の高いツールへの乗り換えが選択肢になります。
日々の運用が手間になっていませんか？
「基本的なメール送信などの設定がいちいち煩雑」「ちょっとした条件変更なのに、毎回エンジニアに依頼している」「レポート出力に毎回時間がかかって面倒」など、日々の運用コストが積み重なっている状態も要注意です。
MAツールは、本来マーケティングを効率化するためのものです。操作性が悪く、レポートや設定変更が煩雑なツールは、結果的に施策のPDCAを遅らせてしまいます。
■ MAツール見直しのポイント
基本的な機能を使うだけでも大きな手間を感じているなら、複雑な設定を必要としない、より直感的に使えるMAツールへの乗り換えを検討してみてもよいかもしれません。
とくに以下のような課題が当てはまる場合は、見直しのサインです。
- メール配信の設定や変更に毎回時間がかかる
- セグメントの条件変更が簡単にできない
- レポート出力やKPI確認に工数がかかる
最近では、初心者でも使いやすく設計されたMAツールも多く登場しています。こうしたツールであれば、マーケティング担当者自身で柔軟に施策を回せるため、運用コストを大幅に抑えつつ、スピーディな施策改善が可能になります。
「MAツールの費用が高すぎる」と感じていませんか？
MAツールは従量課金制が多く、使えば使うほどコストが膨らみがちです。
- リード数や配信数、ユーザー数が増え、コストが想定以上に膨らんでいる
- 思ったほど成果が出ず、費用対効果が合わない
こうした場合は乗り換えを検討する必要があります。
■ MAツール見直しのポイント
使っていない機能があるならば、その機能がない、必要十分な機能を備えたMAツールに乗り換えることで費用を抑えられ、投資対効果を高めることができます。
また、料金体系も重要です。ユーザー数無制限など、自社に合った課金体系かどうかも見直しポイントになります。
契約更新のタイミングに見直しをしませんか？
契約更新前のタイミングは費用対効果や活用状況を見直す絶好の機会です。
更新の前に一度立ち止まって、今まで解説したような不満がないか検討してみましょう。
- 社内での運用が定着せず、惰性で使い続けている
- 一部の機能しか使えておらず、費用に見合わないと感じている
- スペック不足で、やりたいことができない
- 日々の運用で設定にいちいち時間がかかる
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MAツールの乗り換え手順
MAツールの乗り換えプロジェクトの進め方をご紹介します。
- スケジュール設定・プロジェクト参加メンバーの選出
- 乗り換え先の選定
- 初期設定・データ移管
- 運用体制の再構築
1.スケジュール設定・プロジェクト参加メンバーの選出
MAツールをいつまでに乗り換えたいのか、スケジュール感を決めておきましょう。
完全移行については、5カ月程度はかかるとみておいた方がいいでしょう。
なお、この間、現行のMAツールと乗り換え先のMAツールを同時に契約する形をとることが多いです。万が一抽出し忘れたデータがあった場合や、データ移行に想定より時間がかかった場合などのイレギュラーにも対応できるようにするためです。
また、乗り換え先のツールを選定にあたり、実運用に関わるメンバーをプロジェクトに加えることも欠かせません。現行のMAツールや運用体制に対するメンバーの意見を取り入れつつ、今よりもよい運用環境・体制へと再構築するようにしましょう。
2.乗り換え先のMAツール選定
メンバーの意見を踏まえながら、機能面・操作性・予算感などを整理し、乗り換え先のMAツールに求める要件を明確にしましょう。
そのうえで、候補となるベンダーに対して問い合わせを行い、実際の導入可否やサポート体制、カスタマイズの柔軟性など、現場にフィットするかを確認することが重要です。
この時、より自社に適した提案を引き出すためにも、複数のMAツールベンダーに問い合わせることをおすすめします。ベンダーごとに強みや提供体制が異なるため、比較検討することで納得感のある意思決定につながります。
▶要件の例
- 誰でも直感的に操作できるUIで、属人化を防げること
- 学習コストが低く、導入後すぐに運用をスタートできること
- 自社の予算内で導入可能かつ、将来的なスケーラビリティも見込めること
関連記事：最新のMAツール10選！ツールでできることや比較ポイント
3.初期設定・データ移管
乗り換え先のMAツールが決まったら、現行のMAツールからデータ移行を行いながら、マーケティング・営業活動するために必要な設定をしていきます。
そのためにまずは、現行のMAツールで使用している機能やデータの棚卸しを行い、必要な情報を明確にします。「何を残し、何を整理するか」の判断をしておくと、後工程がスムーズになります。
▶棚卸しする情報の例
- 顧客リストやセグメントの条件
- 使用中のメールテンプレート
- フォームの項目・設定
- スコアリングルールやシナリオの分岐条件
- ユーザーデータの項目構成（氏名、会社名、属性など）
データ移管については、ツール間でデータ形式が異なるため、移行前に整備が必要です。
例えば、「顧客の名前」にしても、「name」「ユーザー名」「姓」「名」など、ツールによってさまざま。
現行のMAツールと乗り換え先のMAツールのデータが一致するように、CSVデータで対応表を作成し、新しいMAツールにインポートするといった方法で、データを移管する必要があります。
データ移行と並行して、新しいMAツールの初期設定も行います。
▶初期設定の例
- メールマガジンの配信リストの作成
- メールの各種設定（送信アドレス・テンプレートなど）
- フォームの作成・差し替え
- スコアリングの設定
- シナリオの設定
そのため、一定期間、旧ツールと新ツールを併用すると安心です。並行稼働により、データ不整合や配信エラーなどのトラブルを事前に発見できます。
多くのベンダーは、移行スケジュールや作業リストを提示してくれますから、不明点があれば積極的に質問しながら、進行を管理しましょう。
4.運用体制の再構築
MAツールの乗り換えは運用が属人化しないようにルールを決めるいいタイミングです。
操作権限・更新ルール・運用フローをドキュメント化しておきましょう。
乗り換え後の後悔を防ぐ！MAツール選定の4つのポイント
MAツールを乗り換える際に見るべきポイントを解説します。
- 機能のちょうどよさ
- 今あるツールとの連携
- 現場が直感的に使えるUI
- サポート体制と導入時の伴走
機能のちょうどよさ
カスタマイズ性の高い高機能なツールは魅力的に見えますが、実務で使う機能は限られているという場合は、オーバースペックといえます。
自社が本当に使う機能に絞られているちょうどよいツールのほうが、結果として使いこなしやすく、成果にも直結しやすくなります。
さらに、余計な機能がない分、料金も抑えやすくなるため、費用対効果の面でもメリットがあります。
導入前には、「どの機能が必要で、どれは今はいらないか？」をチーム内で明確にしておくとツール選定の精度が上がります。
今あるツールとの連携
せっかくMAツールを導入しても、既存のCMSやSFA、CRMと連携できなければ十分に活用できません。たとえば、リード情報がSFAに自動反映されない、CRMの商談履歴を活かしたナーチャリングができないといった課題が生じます。
そのため、既存システムとスムーズに連携できるかどうかは、MAツール選定の重要な判断基準です。
マーケティング部門と営業部門の施策を連動させるためにも、データの一元管理や部門間の情報共有を実現できるかどうかを確認することが重要となります
ツールによっては連携機能が標準で備わっていたり、APIを通じて柔軟なカスタム連携が可能だったりします。「連携対象」「方法」「追加コストの有無」などを事前に確認し、導入後のトラブルを防ぐことが大切です。
関連記事：MA・SFA・CRMの違いとは？各ツールの特徴と連携するメリット
現場が直感的に使えるUI
日々ツールを使うのは、現場の担当者です。
機能性に目が行きがちですが、マニュアルやヘルプを読み込まなくても、感覚的に操作できるUIかどうかも重要になります。使い始めが早くなるだけでなく、継続的な活用を左右する最重要ポイントです。
特に複雑な設定が求められるMAツールにおいては、「使いづらいから結局活用されない」といった事態になりがち。担当者が迷わず操作できるツールを選ぶことが、定着のカギになります。
サポート体制と導入時の伴走
MAツールは導入後すぐに成果が出るものではありません。設定や運用設計の段階でつまずかないためには、伴走してくれるサポート体制があるかどうかが非常に重要です。
単なる操作マニュアルやテクニカルサポートだけでなく、「どう活用すれば成果につながるか」を一緒に考えてくれるカスタマーサクセス体制が整っていれば、導入後の不安もぐっと軽減できます。
MAツールの乗り換えでよくある失敗と注意点
MAツールの乗り換えは、データ移動もあり、大掛かりなプロジェクトになりがちです。
無事にプロジェクトを進められるように、事前に乗り換え時によくある失敗と、それを防ぐための注意点を把握しておきましょう。
- また機能数で選んでしまう
- 現場の運用体制を見直さないまま移行する
- データ移行や外部連携でつまずく
また機能数で選んでしまう
「機能が多いほうがよい」と考え、必要以上に高機能なツールを選んでしまうことです。
しかし、どれだけ多くの機能があっても、それを使いこなせなければ意味がありません。
特に現場の運用負荷やスキルレベルを考慮せずに導入すると、結局また「使いこなせない」「設定が複雑すぎる」といった課題が再発してしまいます。
■ 回避のポイント
「本当に必要な機能は何か」「今の体制で無理なく使えるか」を基準に、コストパフォーマンスと実用性のバランスを重視して検討しましょう。
また、サポート体制が充実しているかどうかも、MAツールを選定する重要なポイントになります。
現場の運用体制を見直さないまま移行する
ツールが活用されない原因は、ツールだけでなく、社内の運用ルールや役割分担にあるケースも多いです。
たとえば、設定作業が属人化していたり、効果測定ができておらずPDCAが回せていなかったり。どんなに使いやすいツールに変えても根本的な問題は解決されません。
■ 回避のポイント
ツールを乗り換えるタイミングで、運用ルール・作業フロー・担当者の役割も併せて見直すことが重要です。これにより、新しいツールの効果を最大限引き出すことができます。
データ移行や外部連携でつまずく
乗り換え時に特に注意が必要なのが、リード情報やフォーム設定、スコアリングデータなどの移行設計です。
これらの設計が不十分なままプロジェクトを進めてしまうと、「一部のデータが活用できない」といったトラブルでプロジェクトが頓挫してしまうこともあります。
■ 回避のポイント
事前に、「どのデータをどう移行するか」「どの外部ツールと連携が必要か」を洗い出し、ベンダーがどこまでサポートしてくれるのかも必ず確認しておきましょう。
移行に不安がある場合は、しっかりとサポートしてくれるベンダーを選ぶようにしましょう。
MAツールの乗り換え成功事例【BtoB企業のリアル】
当社は、CMS＋MAの両方の機能を携えた「ferret One」を提供しています。BtoBマーケティングに必要な機能だけに絞っており、直感的な操作性と素早く成果につなげられる点が特徴です。
MA機能のみのご利用も可能で、すでに多くの企業が他のMAツールから「ferret One」へ乗り換えいただいております。
その中から「属人化」「UIのわかりにくさ」「費用対効果」など、実際に悩みを抱えていた3社のリアルな乗り換え事例をご紹介します。
- 株式会社VISUALNOTES.：属人化と複雑さからの脱却、誰でも使えるMAツールへ
- 株式会社divx：高機能で高価な海外製MAから、必要十分で安価なMAツールへ
- 株式会社アイエスエフネット：複雑なMA運用から、シンプルな一元管理へ
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株式会社VISUALNOTES.：属人化と複雑さからの脱却、誰でも使えるMAツールへ
映像制作やイベント企画など、クリエイティブ事業を展開するVISUALNOTES.さまの事例です。
■乗り換えに至った課題
以前は自社に最適な形でカスタマイズできる高機能なMAツールが望ましいと導入しましたが、想定以上に学習コストが高く、特定の担当者以外には運用が難しい状態に。
社内で十分に活用されないまま、ツール費用だけがかさんでいたといいます。
■ 乗り換え先
そのような中、料金改定を機に、より運用しやすいMAツールへの移行を決断。
比較検討の結果、機能が必要十分でリーズナブル、かつサポートも分かりやすく誰でも簡単に使えるということを重視し、ferret One for MAへの導入を決定されました。
これにより、導入コストや学習コストが低く、まず「やってみよう」と思える環境を整えることができたということです。
詳しくはこちら▶ https://ferret-one.com/cace/visualnotes
株式会社divx：高機能で高価な海外製MAから、必要十分で安価なMAツールへ
AI技術を活用したシステム開発事業を手がけている株式会社divxさまの事例です。
■乗り換えに至った課題
以前、海外製の高機能な海外のSFAとMAツールをセットで導入。しかし、UIが複雑で、社内メンバーへの教育に多くの時間と労力が必要となっており、社内での活用はメルマガ配信程度にとどまっていました。
そうした中、高額なランニングコストから予算の見直し検討が始まり、乗り換えを検討することとなりました。
■ 乗り換え先
そこで、CMSとして活用していた「ferret One」について、MA機能が使えるプランにプランアップしました。
必要十分な機能を備えつつ、手厚いサポートを提供しており、しかも費用面で安くなることを決め手となったとのことです。
これにより、操作画面が初心者にも分かりやすいためメンバーへのレクチャーが不要に。
むしろ簡単に使えるようになったことで、社内でWebマーケティングへの意欲も上がるという結果につながったといいます。
詳しくはこちら▶https://ferret-one.com/cases/divx
株式会社アイエスエフネット：複雑なMA運用から、シンプルな一元管理へ
ITインフラ領域の構築・保守・運用におけるサービスを手がけるアイエスエフネット株式会社さまの事例です。
■乗り換えに至った課題
以前使っていたMAツールは高機能ながら操作が複雑で、シナリオ設計やスコアリング機能が複雑で使いこなせず、運用が放置される状況に陥っていました。また、CMSとMAが別々だったことによる煩雑なデータ管理も課題でした。
■ 乗り換え先
そこでCMSとMAが統合されており、直感的なUIと充実したサポートが決め手となり、複雑すぎる従来ツールからのferret OneのMAプランへと乗り換えを決断しました。
これにより、導入後は、UIが施策別に整理された直感的な設計のため、専門知識がなくても迷わずナーチャリング施策に取り組めるようになり、マーケティング業務の効率と成果が向上しました。
またferret Oneのプランでは、以前のツールよりもメール配信数の上限が多いことから、メール経由のCV数も増加することにも成功しました。
詳しくはこちら▶https://ferret-one.com/cases/isfnet-services
初めてでも使いやすいMAツール「ferret One for MA 」
「ferret One」は、株式会社ベーシックが提供するCMS＋MAの機能を搭載した新しいマーケティングツールです。MA機能のみのご利用も可能で、すでに多くの企業が他のMAツールから「ferret One」へ乗り換えいただいております。
複雑で余分な機能は除外し、BtoB施策で確実に使う機能だけを搭載しているため、誰でも簡単に使いこなせ、かつ素早く成果につなげられます。
「高機能すぎる」でも「物足りない」でもない、ちょうどいいMAツールを探している方におすすめです。
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まとめ：本当に使えるMAツールへ乗り換えるという選択
MAツールの乗り換えというと、「より多機能なツールへのアップグレード」を想像しがちですが、実際には「機能を使いこなせない」「設定が複雑で時間ばかりかかる」「従量課金制でコストが膨れ上がった」といった理由から、必要な機能に絞ったシンプルなMAツールへ乗り換えるケースも少なくありません。
「高機能すぎて扱いづらい」
「使い始めたものの成果が出ず、時間だけが過ぎていく」
そんな課題を感じている方にこそ、今が見直しのタイミングです。本当に使えるMAツールへ乗り換えるという選択肢を検討してみてください！
もしも簡単に使える・必要十分な機能・リーズナブル、このようなMAツールをお探しでしたら、当社のferret One for MAがおすすめです。
複雑で余分な機能は除外し、BtoB施策で確実に使う機能だけを搭載しているため、誰でも簡単に使いこなせ、かつ素早く成果につなげられます。
「高機能すぎて使いこなせない」も、「シンプルすぎて成果が出ない」も、どちらでもない。
ちょうどいいMAをお探しの方におすすめです。 ご興味のある方はぜひ資料をご覧ください。
