営業メールによる新規開拓で成果を出す書き方とは？場面別のテンプレート集【件名・例文】

営業メールでなかなか成果を得られないと悩んでいませんか？

今回の記事では、営業メールのメリット・デメリットや成功のポイントをご紹介します。営業メールを作成する際の参考にしてください。

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態度変容を起こす効果的な営業メールとは？

営業メールとは、相手に自社の商品やサービスに興味を持ってもらうためのメールです。

その目的は、単に商品やサービスを案内することではありません。

メールをきっかけに相手の認識や関心に変化を与え、資料請求や問い合わせ、商談設定といった具体的な行動を促すことにあります。

一方的な売り込みではなく、相手が抱える課題やニーズを想定し、その解決策として有益な情報を提供することが重要です。

相手が「自分に関係がある」「もっと詳しく知りたい」と感じるような内容を届けることで、初めて態度変容への一歩が始まります。

このプロセスを通じて、潜在顧客との間に信頼関係を築き、将来的なビジネスチャンスへとつなげていきます。

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営業メールでの新規開拓に効果はあるのか？

営業メールは従来の対面での営業スタイルとは異なり、今まで訪問できなかった企業にも自社アピールができるチャンスがあります。

HubSpot Japan株式会社は、日本の営業に関する意識・実態調査2021の結果で、訪問営業とリモート営業ではどちらが好ましいかの調査結果を発表しました。

売り手となる「営業する側」は、リモート営業を行うのが好ましいと思う方は21.8％と低く、48％の方は訪問営業の方が好ましいと回答しました。

対して、買い手となる「営業される側」は、38.5％の方がリモート営業を選び、訪問営業の35％を上回る数字となりました。2019年には半数以上の方が訪問営業を選んでいたので、2020年までの1年間で逆転した結果となっています。

営業メールに対して約4割の方がマイナスイメージを持っていない、という結果を見ると、しっかりと工夫して良い営業メールを作成できれば新規開拓も可能であることが分かります。

営業メールのメリット・デメリット

営業メールのメリット・デメリットを解説します。

営業メールのメリット

次の4つがメリットとして挙げられます。

1.低コストで効率的に配信できる

メールは何通送ってもコストが変わりません。一方、DMを郵送する際には切手代がかかります。

費用も時間もロスがなく情報を届けられ、さらに一斉に大量送信ができるため、メールは非常に効率的です。

2.テキストとして残る

送信した内容がテキストとして残るので、後から見返せるのはメールのメリットです。「いつ」「誰が」「何を」メールで送り、どのような反応があったかを確認できます。

万が一トラブルが発生しても、「言った」「言わない」の論争を回避できます。

3.資料を同時に送付できる

営業メールは、商品やサービス案内のメールに営業資料を添付して送付できるため効率的です。

電話営業では、電話で資料の送付先を確認してから郵送するため、時間と費用がかかります。メールに資料のデータファイルを添付すれば、印刷コストも削減できます。

４.効果測定ができる

営業メールの場合、メール配信ツールを使用することで効果を測定できます。新規開拓に必要な開封率やクリック率などを把握することで、改善しながら営業することが可能です。

営業メールのデメリット

次の3つがデメリットとして挙げられます。

1.送っても読んでもらえるとは限らない（返信率は低い）

営業メールは、送信しても読んでもらえるとは限らない点が最大のデメリットです。

担当者は、日々の業務に追われています。急ぎの要件でない営業メールは後回しにされ、そのまま読まれない場合があります。

メールを開封したくなるよう、件名などに工夫しましょう。

2.送りすぎると信頼を失う

営業メールは、配信回数が多いと「しつこい営業」と思われかねません。相手方にとって不要な内容のメールが毎日のように届くと、迷惑に感じられる可能性があります。

相手の信頼を得るためには、問題解決につながる情報や有益なアイデアなど相手のメリットとなり得る情報を、週に1回〜3回程度の頻度で送るようにしましょう。

3.相手の反応がわかりにくい

メールでの営業には、相手の反応がわかりにくいというデメリットがあります。

送った後のフォロ－のために、回答期限を設定しましょう。回答率が上がるだけでなく、回答がなかった際に、確認や補足説明のための連絡がしやすくなります。

問い合わせ先やサービス申し込みなど、狙っている次のアクションにつなげるよう促す記述を目立つようにしておきましょう。

営業メールで成果を得るための7つのコツ

営業メールで成果を得るための7つのコツを解説します。

1. 読みたくなる件名を付ける

2. 読みやすい構成を考える

3. 相手のニーズに合わせた提案内容にする

4. 次の行動につながるよう誘導する

5. メール送信先に注意を払う

6. 送信時間帯・タイミングに注意する

7. メール送信後の速やかな行動が重要

① 読みたくなる件名を付ける

営業メールの新規開拓で顧客を獲得する「カギ」となるのが件名です。

日本ビジネスメール協会の実態調査によると、仕事でメールを使っている人は、1日平均51.1通ものビジネスメールを受信しています。

営業メールの場合は件名を見て開封されることが多いのが現状です。この約50通のメールの中で埋もれないよう、開封率を上げる件名を意識しなければなりません。何のメールなのかを具体的に伝えることができないと、読まれないどころか、そもそも開封してもらえない可能性も考えられます。

特に以下の点を意識すると良いでしょう。

インパクトのあるキャッチコピー

件名でスルーされないためには、思わずクリックしてしまうようなインパクトのあるキャッチコピーでアピールします。

初めに数字やインパクトを与える文字などで工夫しましょう。【】などを使うと効果的で見やすくなります。

ただし、インパクトを重視しすぎて本来伝えたかった内容と件名の温度差がありすぎると、返信率は下がってしまうので要注意です。

自分の会社のことだと思ってもらえる件名

件名の中に問題提起をすることで「これは自分の会社のことかもしれない」と思ってもらえるよう意識しましょう。

あくまでも受信側の立場となり、その企業に合った問題解決案などを具体的に入れることで開封率を上げます。

企業が悩んでいる課題に、「プラスこんなこともできる」という自社独自の提案でアピールをしましょう。

関連記事：メルマガのタイトルで開封率を上げる方法とは？思わず開く件名をつける7つのコツ

② 読みやすい構成を考える

件名で興味を引き、本文で欲しい情報を提供します。本文はシンプルで分かりやすく、利益や数字などを一目で理解できるようにすることが重要です。

また「冒頭文」は一番初めに目につくところなので、離脱者が少ない状態で読者のほぼ全員が目にします。最後まで読んでもらうためにも意識して作り込む必要があります。

本文を構成する際は、以下の点をおさえておきましょう。

受信側に立った内容

受信側は、読みやすく具体的な情報を求めています。無駄なものは極力省いて簡潔にし、失礼のない基本のビジネスマナーを心がけましょう。

また、こちらからの要求を一方的にお願いするのではなく、受信側の悩みや目的に合わせた内容にします。

無駄なやりとりを避ける

受信側にとって、質問しなければ検討できないということになると、手間がかかり返信率は下がります。質問が想定される内容はあらかじめ予測しておき、本文に入れましょう。

例えば、商談などの場合は、候補日をこちらからいくつか提示し選んでもらえるようにします。問合せ先や署名はわかりやすく、郵便番号やメールアドレスも必ず記載しておきましょう。

次のアクションを起こさせる工夫をする

読ませたい、訴求したいポイントは、目につく場所に記載しましょう。

メールの受信者に何をしてもらいたいかを具体的にするのがおすすめです。アクションしてほしいものは複数ではなく、できる限りひとつに絞って、分かりやすさを重視しましょう。

③ 相手のニーズに合わせた提案内容にする

営業メールで成果を出すためには、相手のニーズを的確に捉えた提案が不可欠です。一方的なセールスは、多忙な担当者にとってノイズでしかなく、心に届くことはありません。送信側が伝えたいことではなく、受信側が「自分に関係がある」「今の課題を解決できそうだ」と感じるメリットを強調して構成しましょう。

日頃の営業活動を通じて相手の具体的な課題が判明している場合は、その解決策をダイレクトに示します。まだ深いニーズを把握できていない段階であれば、相手の置かれている状況を推測し、以下のような観点からニーズを深掘りして情報を整理してください。

• 業界特有のトレンドや共通の悩みに対する解決策・無料相談のお知らせ
• 同業他社における成功事例や具体的な導入数値
• 現在の業務フローを効率化するための具体的な改善案
• 期間限定のキャンペーンや先行公開情報などの希少性

これらを具体例として盛り込むことで、相手は自社に導入した際のイメージを具体化できます。

例えば「コスト削減」と抽象的に伝えるのではなく、「同規模の企業で月間15％の工数を削減した事例」のようにデータを用いると、より説得力が増します。相手の立場に立ち、どのような情報があれば社内検討が進みやすいかを常に考えて内容を練ることが、返信率を高める重要な鍵となります。

④ 次の行動につながるよう誘導する

営業メールを読んだ相手が興味を持った際、迷わずその後の行動に進めるよう導線を整える書き方が重要です。

問い合わせ先や資料の請求方法、イベントの申込手順などは、一目で理解できるように明記してください。

特にアポイントを希望する場合は「ご都合の良い日時を教えてください」といった抽象的な依頼ではなく、具体的な候補日時を3つから5つ程度提示しましょう。相手が手帳を確認して選ぶだけの状態にすることで、返信への心理的なハードルを下げられます。

また、メールの最後にある署名欄の構成も工夫が必要です。
文章を読むよりも直接話を聞きたいと考える層や、急ぎで確認したい層も存在するため、連絡先にはメールアドレスだけでなく電話番号も必ず記載してください。

公式サイトのURLを添えておけば、より詳しく情報を収集したい読者を自然に誘導できます。

さらに、アクションを促すための「期限」を設けることも有効です。

例えば「キャンペーンの適用は今月末まで」や「資料のダウンロード期限」など、期限を明示することで後回しにされるリスクを防ぎます。あらゆる連絡手段を用意し、受け手が最も行動しやすい環境を整えることで、次の行動につなげる確率を上げることができます。

■関連記事
→【例文あり】アポイントメールの書き方とは？商談につながる件名と本文

⑤ メール送信先に注意を払う

メールリストは定期的に見直しをし、古いまま同じリストを使い続けないようにしましょう。営業メールで新規開拓をする際の送信先は以下から行います。

• 企業の窓口や代表メールアドレス
• SNS公式ページやDM
• 外部サービスから調達したメールアドレス
• お問合せフォーム

SNS公式ページやDMで営業する場合、自社のアカウントを作成することも必須になります。

なお、お問合せフォームは必ず目を通す場所で開封率も上がりますが、一時的な施策になる上、信頼を損ねる可能性があるためおすすめはしません。営業禁止の企業もあるため、実施する場合は、会社の規定をよく読み行ってください。

SNSの公式ページやDM、お問合せフォームで営業する際は、件名がつけられないので本文冒頭に記載しましょう。

ここで注意しておきたいのが、自分のメールアドレスとして代表メールを使用しないことです。スパムと間違われやすく、届かないおそれもあるので、個人名の入ったアドレスを使用しましょう。

⑥ 送信時間帯・タイミングに注意する

営業メールの開封率を上げるためには、通勤タイムとランチタイムの時間帯の配信がおすすめです。

再検討を始めたタイミング（ホットリードに転換）

再検討を始めたタイミングつまり、ホットリードに転換したタイミングで営業メールを送るのが最もおすすめです。

では、再検討を始めたタイミングとはどのようなタイミングなのか？

例えば顧客が自社のWebサイトを再訪問したり、料金ページを閲覧したり、あるいは特定の資料をダウンロードしたりする行動は、商品やサービスへの関心が高まっているサインです。

このような行動履歴をMAツールなどで把握し、相手の関心が高まった瞬間を捉えてアプローチすることで、メールの開封率や返信率を大幅に向上させられます。

画一的な内容を一斉送信するのではなく、相手の直近の行動に関連した情報や、具体的な導入事例などを送ることで、「自分のために送られたメールだ」と感じてもらいやすくなります。

時間帯や曜日といった要素に加え、顧客の行動に基づいたタイミングを見極めることが重要です。

送るべき曜日とは？

メールを送信する曜日の選択も、開封率に影響を与える要素の一つです。

一般的に、週明けの月曜日は会議や週末に溜まったメールの処理で多忙なため、重要なメールも見落とされがちです。

また、週末を控えた金曜日の午後も、週内の業務整理で忙しく、メールをじっくり読む時間が確保しにくい傾向にあります。

そのため、比較的業務が落ち着いている火曜日から木曜日に送信するのが効果的とされています。

ただし、これはあくまで一般的な傾向であり、ターゲットとする業界の特性を考慮することも大切です。

例えば、土日に営業している店舗ビジネスなどを相手にする場合は、月曜日や火曜日が効果的な場合もあります。

送るべき時間とは？

通勤タイムとランチタイムは、ビジネスマンがメールをチェックするタイミングです。

①通勤タイム

通勤タイムとは平日の午前8時～9時頃、午後5時～8時頃です。ビジネスパーソンは、通勤などの移動時間を利用してスマホでメールをチェックします。出社直後や退勤前も、メールボックスを確認する傾向があるためおすすめです。

②ランチタイム

ランチタイムとは平日の12時頃です。ビジネスパーソンの中には、ランチタイムにメールチェックをする方もいます。早朝や深夜の配信は、非常識と受け取られる可能性があるため避けましょう。■関連記事→BtoBのメルマガの最適な配信時間や曜日は？開封率を上げる4つのコツも解説

■関連記事
→BtoBのメルマガの最適な配信時間や曜日は？開封率を上げる4つのコツも解説

⑦ メール送信後の速やかな行動が重要

営業メールに返信がきたら、返信はすぐに対応し、質問などにも的確に答えましょう。

返信から打合せ等までの導線が早いと、商談成立する確率がアップします。レスポンスはできる限り早く返すことを心がけ、時間を要する内容の場合は、その旨伝えておきます。

また商談までに相手の現状について知り、ヒアリングすることで、どのような提案ができるか次の戦略を立てられます。

返信が来なかったとしても効果分析し、改善点を考え次に繋げましょう。

営業メールで新規開拓をする際の下準備

営業メールを送る際は、下記の準備やポイントをおさえて取り組めば、新規開拓の可能性も広がります。

KPI設定をする

KPIとは重要業績評価指標（Key Performance Indicator）といい、目標達成までの道筋となるものを数値化し評価するための指標のことです。

営業メールの場合、開封率・クリック率・返信率・配信数など、自社に合ったものを目標に向けて設定します。

例えば、会社の商品やサービスを認知してもらいたい、アポイントを取りたい場合は「開封率」を設定し、資料の請求やダウンロードなど、アクションを起こしてもらいたい場合は「クリック率」を設定します。

イベントやセミナーの申込みやサンプル・試供品の申込みなどの場合は「返信率」を設定しましょう。

ただやみくもに営業メールを送付してもほぼ効果はありません。KPIをしっかり設定して対象顧客を絞り、新規開拓に臨みましょう。

添付ファイルを作成し、確認する

営業メールに添付するファイルがどうしても容量が大きくなってしまう場合は、そのまま添付してしまうとうまく受信できない可能性があります。

ZIPなどに圧縮して軽量化しておきましょう。作成したファイルは一度自分あてにメールを送って確認しておくことをおすすめします。

営業メールで最低限おさえるべきマナー

新規開拓を目的とした営業メールでは、基本的なビジネスマナーの遵守が不可欠です。

以下のマナーを注意点としておさえておきましょう。

一目で内容が理解できる気遣いを

ビジネスの現場では毎日大量のメールがやり取りされるため、相手に余計な手間をかけさせない配慮が求められます。

まず重要なのが最初に目に入る「件名」です。一目で内容が理解できるよう簡潔に記載します。

例えば、「【株式会社〇〇】△△のご提案」のように、誰が何の目的で送ったのかが一目でわかるように記載します。

本文も同様に、結論から先に述べるPREP法などを活用し、伝えたい内容を簡潔にまとめる配慮が必要です。

冗長な表現や専門用語の多用は避け、相手がストレスなく読み進められる文章を心がけます。

礼儀を欠かない構成に

営業メールの基本構成とは、宛名、挨拶、自己紹介、本題、結び、署名の流れを指します。

特に面識のない新規の相手には、まず自社名と担当者名を名乗り、どのような経緯で連絡したのかを簡潔に紹介する必要があります。

本題では、一方的な宣伝にならないよう、相手のメリットを提示する視点が欠かせません。
本文では、丁寧な挨拶から始まり、自社の紹介を簡潔に行ったうえで本題に入ります。
そして、結びの挨拶では、「ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。」といった定型句で締めくくります。

これらの構成を守ることが、相手に誠意を伝え、ビジネスにおける最低限のマナーとなります。

ファイルサイズは小さめに

提案資料やサービス紹介のパンフレットなどの添付資料がある際は、ファイルサイズへの配慮がマナーです。

一般的に、ビジネスメールで一度に送受信するファイルの容量は2MBから3MB程度が上限とされています。

これを超える大容量のファイルを断りなく送付すると、相手のメールサーバーに負荷をかけたり、受信自体ができなかったりする可能性があります。

容量の大きいファイルは、事前に相手の了承を得るか、ファイル転送サービスやクラウドストレージの共有リンクを活用して送付します。

営業メールの例文とは？使えるテンプレート集

メールを構成する要素は、「件名」「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」「結びの挨拶」「署名」の8つです。

さまざまな場面に利用できるメールのテンプレートと、やりとりのポイントを解説します。

アポイントメール

アポイントメールでは、候補日程は3つ以上提案します。都合が合わない場合の対応も記載が必要です。
返信期限は必ず明記し、期限を過ぎたら必ずフォローをいれるようにしましょう。

新規営業メール

新規営業メールは、開封率をあげるために件名が重要です。ひと目でわかる内容で、相手にメリットを簡潔に伝えましょう。

既存顧客への営業メール（アップセル）

既存顧客は新規顧客と違いすでに信頼関係があるため、メリットが伝われば成果につながりやすいのが特徴です。相手のニーズに合ったメリットを明確に伝えましょう。

商品提案メール

既存顧客への商品の提案は、相手へのメリットを提示し、実際に試してもらうことが目的です。迷わずに次の行動に移せるように、わかりやすく誘導することがポイントです。

特に新商品が発売されたタイミングや新機能の追加など、不自然ではないきっかけができた際には、ぜひ送ってみましょう。

リマインドメール

リマインドメールは、約束の前日に送ります。日時と場所を記載しましょう。

フォローメール

商談後に送るフォローメールは、商談日の当日中に送るのが理想です。不明点の確認を行い、次の行動につながるよう誘導します。

成約時のお礼メール

契約をいただいた場合は、商談日の当日中に御礼のメールを送ります。契約した後のアフターフォロー等を十分に行い、顧客との信頼関係を構築することが大切です。

▼新規開拓における営業メールについては、こちらの記事も参考にしてみてください。
→【例文あり】営業メールで新規開拓！おすすめ配信ツールと成功に重要な6つのポイント

営業メールを効率的に作成するには

営業メールを効率的に作成するには、次の3つのポイントがあります。

• 定型的な対応を自動化する
• テンプレートを用いる
• 複数人で対応する

定型的な対応を自動化する

メールの内容には、個別対応が不要な場合があります。個別対応がいらない定型作業は自動化しましょう。

納期などのお知らせメールや、アポイント前日のリマインドメールは、スケジューラーなどとの連携で自動化が可能です。

メールマガジンなどは、ツールを利用すれば自動配信ができます。

テンプレートを用いる

営業メールの作成を効率化するには、テンプレートの活用が非常に有効です。
一から文章を考える手間を省けるため、作成時間を大幅に短縮できるだけでなく、ケアレスミスによる誤字脱字を防ぐ効果もあります。また、チーム全体で共通の雛形を使用することで、担当者ごとのバラつきを抑え、営業品質を高い水準で均一化できる点も大きなメリットです。

ただし、画一的な定型文のみでは、受信者に「自分宛てではない」と判断され、無視される恐れがあります。相手の抱える具体的な課題やニーズに合わせて一部を書き換えるなど、個別性を高めて心に響く工夫を取り入れてください。テンプレートをベースにしつつ、要所にカスタマイズを加えることで、効率と成果を両立できます。

複数人で対応する

営業メールを複数人で対応すれば、営業担当者の負担を軽減できます。

成約への近道は即返信することです。営業担当者が一人しかいないと、不在時に商談チャンスを逃しかねません。

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送信した営業メールは読んでもらえるとは限りません。
メールを読んでもらい、行動につなげてもらうためには、一方的なセールスだけではなく、相手にメリットを感じてもらうことが大切です。

どんな文面が良いか分からないとお悩みの方にテンプレート集をご用意いたしました。
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