【例文あり】アポイントメールの書き方とは？商談につながる件名と本文

アポイントメールを毎回いちから作成するのは時間がかかり、誤字脱字などのミスが出てくる可能性も増えます。そのため、多くのビジネスパーソンは例文を利用していることでしょう。

しかし、どんな相手にも送れるような型どおりの文章だと、相手の興味を引くことができず、最後まで読んでもらえないかもしれません。

そこで本記事では基本の例文を参考にしながら、顧客1件1件に誠意が伝わる文書を作成するコツを紹介します。

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アポイントメールの必要性とは？

アポイントメールとは、約束・予約を取り付けるためのメールのことです。ビジネスにおいては商談を取り付けるための方法のひとつであり、アポメールとも呼ばれます。

アポイントメールには、飛び込み営業やテレアポでは得られないメリットがあります。

• 漏れなく詳細な情報を伝えることができる
• 確認が容易に行える
• 相手に負担をかけずに済む

漏れなく詳細な情報を伝えることができる

送信前に文章の内容全体を確認できるため、情報の伝え漏れを防ぐことができます。
また、資料やWebサイトのURLも送れるため、電話と比べてより詳細で正確な情報を伝えることができます。

確認が容易に行える

受信相手が内容を失念した場合、連絡を取らずともメールを開くだけで内容が確認できます。送信者も同様に伝えた内容の確認ができるので、送信する側にとってもメリットとなります。

相手に負担をかけずに済む

飛び込み営業やテレアポの場合、こちらの都合で相手の業務が一時中断することになります。アポイントメールであれば相手の都合のよいタイミングでメールを開くことができるため、相手に負担をかけずに済みます。
また、対面や電話でのコミュニケーションよりも落ち着いて内容を確認できるので、お互いの心理的負担が少ないというメリットもあります。

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アポイントメールの件名の作り方

ビジネスにおいてメールのやり取りは日々大量に行われます。受け取る側が件名を見て重要ではないと判断すれば、開封しないこともあるでしょう。確実に開封してもらうためには最初に目に入る件名を工夫し、他のメールと差別化し、興味を引けるよう意識して作成することが重要です。

18字程度に要点をまとめる

コツとしては、要点を簡潔に具体的に書くことを心がけましょう。

メールソフトにより表示可能な文字数は変わりますが、件名が長いと途中で件名が切れてしまい内容が伝わりにくくなります。18文字程度で要点をまとめた簡潔な件名にしましょう。

具体的なワードを入れる

あいまいな言葉を避けて【〇月〇日の打合せ】【〇〇の案件】【〇〇のご案内 】など具体的なワードを簡潔に入れることで目に留まりやすくなります。

▼アポイントメールの件名については、下記の記事もぜひ参考にしてみてください。
→法人営業メールでアポに繋がる件名の書き方とは？初めて送る時から使える３つのポイント

アポイントメール本文の書き方

基本的には、商談が進むことを想定して、こちらから候補日を提示しましょう。

訪問のアポイントを取った後に日程調整する方法もありますが、スピーディーに進めるために初回のメールに日程候補を提示すしておくのがおすすめです。

候補日をこちらから提示する場合（日程調整ツールを送付）

複数の候補日をテキストで記載する手間を省き、より効率的に調整したい場合は、日程調整ツールの活用が非常に有効です。

ツールを使えば、自身の空き時間を連携したカレンダーから自動で抽出し、相手に提示できます。相手は送られてきたURLにアクセスし、都合の良い時間を選ぶだけで予約が完了するため、双方のやり取りを最小限に抑えられます。
特に相手が多忙な場合、何度もメールで候補日を出し合う往復の作業は負担となります。専用ツールを用いることで、リアルタイムの空き状況を共有できるため、ダブルブッキングの防止にもつながります。

もしも、日程調整ツールを導入していない場合は、直接メールでやりとりとなりますが、その場合は訪問可能な日程候補を3つ程記載するようにします。
なお、日程候補は直近ではなく、余裕を持たせるために送信日の翌週あたりを候補に挙げておくのがいいでしょう。

▼例文

候補日を先方に挙げてもらう場合

相手が役職者などの多忙な身であったり、こちらが相手の都合を最優先したい意向を強く示したりする際には、あえて候補日を提示せずに先方に挙げてもらう方法が有効です。この手法は、相手のスケジュールを尊重する姿勢が伝わりやすく、無理な調整を強いないという敬意の表明にもつながります。

ただし、完全に相手任せにすると、かえって「いつが良いか考える」という思考の負担をかけてしまう側面があります。

そのため、「来週以降でご都合のつく時間帯」や「10月中で30分ほどお時間をいただける日」など、ある程度期間や所要時間を絞って尋ねる配慮が求められます。

▼例文

【シーン別】アポイントメール例文集

取引実績のない新規顧客に送る場合と、取引実績がある既存顧客に送る場合の2パターンで営業アポイントメールの書き方を分けましょう。

新規顧客開拓の際に送るアポイントメール

まず、自分が何者であるか説明したうえで、どのような経緯で連絡するに至ったかを説明しましょう。一方的に自社サービスの特徴を伝え「売ろう売ろう」とするだけでは、あまり興味を持ってもらえません。

具体的に「メリットは何か」を伝えると相手は話を聞いてみようという気持ちになり、返信の可能性が高くなります。そして具体的なメリットを伝えるためには、顧客のホームページを読み込む、つながりのある人から話を聞くなどして、相手のニーズを把握することが大切です。

▼例文

既存顧客に送るアポイントメール

件名には、過去に取引を行った担当者名を記載しましょう。そうすることで既知の取引相手だとわかり、開封率が上がります。
本文では過去の取引のお礼から書き始めましょう。送信者のことを思い出してもらうと同時に、相手に丁寧な印象を与えることができます。

▼例文

アポイントメールの後に活用したい例文集

アポイントメールの後に送るメールの例文をご紹介します。

• 日程が決定した後に送るメール【返信】
• 日程変更の依頼時に送るメール
• 日程のリマインドメール
• 訪問後に送るお礼のメール
• オンライン商談の際に送るアポイントメール

日程が決定した後に送るメール【返信】

訪問を受け入れてくれたことに対してのお礼の後、確定した面会日時を簡潔に記載しておきましょう。そうすることで再確認ができ、お互いの思い違いを防げます。

また、席の準備等を考慮して、何人で訪問するかを伝えておきましょう。なお、件名は最初に送信したメールの続きだとわかるよう変更せずに返信します。

▼例文

日程変更の依頼時に送るメール

一度決めた日程の変更は相手に迷惑がかかるうえに、心証が悪くなり商談に悪影響を与える可能性があります。極力変更しなくてすむように事前に調整しておきましょう。

日程の変更は可能な限り早く相手に伝えるべき内容です。そのためメールではなく電話で伝えます。電話で謝罪と変更後の日程を決めた後に、確認のメールを送りましょう。

▼例文

日程のリマインドメール

予定の失念を防ぐために、訪問予定の3日前〜前日（相手の休業日を除く）に送ります。

文章によっては、忘れていないか相手に釘を指すような内容になってしまい、キツイ印象になることがあります。表現に気をつけて角が立たないようにしましょう。

▼例文

訪問後に送るお礼のメール

マナーとして訪問した当日に送ります。当日が難しい場合はできる限り早めに送ることを心がけましょう。

お礼の言葉だけではなく、訪問の際に話した内容を確認のために記載し、次のアクション（見積もりが完成したら送る、次回の訪問日程、〇〇の確認が取れたら再度連絡します。など）を記載しておきましょう。

▼例文

オンライン商談の際に送るアポイントメール

新型コロナウイルス蔓延の影響もあり、昨今オンライン商談も増えています。オンライン商談についても、基本的には訪問する際と同じ内容で問題ありません。

異なる点は、どのようなツール・システムを使用してオンライン面談を行うかについても決める必要があることです。使用予定ツールや相手の都合がいいツールを確認する文言を追加しましょう。

相手への配慮はそのままで、日程調整を楽にしたい場合

こういった丁寧な対応をした上でも、急に相手の都合が合わなくなり、再度メールのやり取りに時間を取られ、やるべき仕事に集中できなくなることもあります。そうした場合におすすめなのが、日程調整ツールです。

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メール内容を変えてもアポ率が上がらないならば

メールの内容を変えても、アポ率が上がらない場合、原因はメール以外にあるかもしれません。考えられる原因と解決方法を解説します。

• 獲得したリードが自社のターゲットではない
• 顧客の検討度が把握できていない

獲得したリードが自社のターゲットではない

そもそも、獲得したリードが自社のターゲットに合致していない場合はいくらアポイントを打診しても商談にはつながりません。リードを獲得する部署と連携は取れているか振り返ってみましょう。

売上を上げていくには、リード獲得を担当するマーケティングチームとリード育成を担当する営業チームの連携が不可欠です。同じペルソナを共有し、顧客の属性や悩みをフィードバックし合って施策のPDCAを回していくことで、獲得するリードの質が高まり、アポ率も高くなっていきます。

関連記事：マーケと営業の壁を崩す、仕組みとマインド - ferret Oneチームの場合

顧客の検討度が把握できていない

アポイントメールでアポ率をあげるには、顧客の課題を見極め、適切なタイミングと解決策を提示して、「あなたに会いたい」と思ってもらわなければなりません。

しかし、見えない相手の検討度を図ることは困難です。それを可視化する方法として、MAツールを使用して効率的にアポを獲得する企業が増えています。

MAツールは、ナーチャリング活動を自動化するツールです。例えば、「顧客が今サービスにどのくらい興味を持っているのか？」を業種や役職、閲覧したサイトページの内容などから可視化してくれます。

アポイントメールを送ってもなかなかアポが取れないという方は、メール内容や送付タイミングを最適化するためにMAツールの導入も検討してみることをおすすめします。

関連記事：MA（マーケティングオートメーション）とは？ツールを比較してわかりやすく解説

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アポイントメールをうまく活用しよう

今回はアポイントメールのポイントと例文を紹介しました。

型どおりのアポイントメールを送るだけでは開封率や返信率が上がらず、効果の薄いものになってしまいます。下記を心がけてアポイントメールを作成しましょう。

• 端的で具体的な件名を付けて、相手の興味を引いて開封率を上げる
• 相手のニーズを捉えた本文を書いて、返信率をあげる

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