【例文あり】アポイントメールの書き方とは?商談につながる件名と本文


アポイントメールを毎回いちから作成するのは時間がかかり、誤字脱字などのミスが出てくる可能性も増えます。そのため、多くのビジネスパーソンは例文を利用していることでしょう。

しかし、どんな相手にも送れるような型どおりの文章だと、相手の興味を引くことができず、最後まで読んでもらえないかもしれません。

そこで本記事では基本の例文を参考にしながら、顧客1件1件に誠意が伝わる文書を作成するコツを紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.アポイントメールの必要性とは?
  2. 2.アポイントメールの件名の重要性
  3. 3.営業アポイントメール本文の書き方
  4. 4.アポイントメールの後に活用したい例文集
  5. 5.アポイントメールをうまく活用しよう


アポイントメールの必要性とは?



アポイントメールとは、約束・予約を取り付けるためのメールのことです。ビジネスにおいては商談を取り付けるための方法のひとつであり、アポメールとも呼ばれます。

アポイントメールには、飛び込み営業やテレアポでは得られないメリットがあります。


1.漏れなく詳細な情報を伝えることができる

送信前に文章の内容全体を確認できるため、情報の伝え漏れを防ぐことができます。
また、資料やWebサイトのURLも送れるため、電話と比べてより詳細で正確な情報を伝えることができます。


2.確認が容易に行える

受信相手が内容を失念した場合、連絡を取らずともメールを開くだけで内容が確認できます。送信者も同様に伝えた内容の確認ができるので、送信する側にとってもメリットとなります。


3.相手に負担をかけずに済む

飛び込み営業やテレアポの場合、こちらの都合で相手の業務が一時中断することになります。アポイントメールであれば相手の都合のよいタイミングでメールを開くことができるため、相手に負担をかけずに済みます。
また、対面や電話でのコミュニケーションよりも落ち着いて内容を確認できるので、お互いの心理的負担が少ないというメリットもあります。


アポイントメールの件名の重要性


ビジネスにおいてメールのやり取りは日々大量に行われます。受け取る側が件名を見て重要ではないと判断すれば、開封しないこともあるでしょう。
そこで、確実に開封してもらうためには最初に目に入る件名を工夫し、他のメールと差別化することで興味を引けるよう意識して作成しましょう。

コツとしては、要点を簡潔に具体的に書くことを心がけましょう。
メールソフトにより表示可能な文字数は変わりますが、件名が長いと途中で件名が切れてしまい内容が伝わりにくくなります。18文字程度で要点をまとめた簡潔な件名にしましょう。

また、あいまいな言葉を避けて【〇月〇日の打合せ】【〇〇の案件】など具体的なワードを簡潔に入れることで目に留まりやすくなります。

▼アポイントメールの件名については、下記の記事もぜひ参考にしてみてください。
法人営業メールでアポに繋がる件名の書き方とは?初めて送る時から使える3つのポイント

  法人営業メールでアポに繋がる件名の書き方とは?初めて送る時から使える3つのポイント | Webマーケティングツール『ferret One』 営業メールは、受信者にとって魅力的な件名でなければ、開封されません。開封されるメールにはいくつかコツがあります。本記事ではアポに繋がる法人営業メールの件名の書き方を説明します。 Webマーケティングツール『ferret One』


営業アポイントメール本文の書き方

取引実績のない新規顧客に送る場合と、取引実績がある既存顧客に送る場合の2パターンで営業アポイントメールの書き方を分けましょう。

どちらの場合も商談が進むことを想定して、訪問可能な日程候補を3つ程記載しておきます。

訪問のアポイントを取った後に日程調整する方法もありますが、スピーディーに進めるため
初回のメールに日程候補を書いておくのがおすすめです。

なお、日程候補は直近ではなく、余裕を持たせるために送信日の翌週あたりを候補に挙げておくのがいいでしょう。


新規顧客開拓の際に送るアポイントメール

まず、自分が何者であるか説明したうえで、どのような経緯で連絡するに至ったかを説明しましょう。一方的に自社サービスの特徴を伝え「売ろう売ろう」とするだけでは、あまり興味を持ってもらえません。

具体的に「メリットは何か」を伝えると相手は話を聞いてみようという気持ちになり、返信の可能性が高くなります。そして具体的なメリットを伝えるためには、顧客のホームページを読み込む、つながりのある人から話を聞くなどして、相手のニーズを把握することが大切です。

▼例文

株式会社〇〇
ご担当者様


突然のご連絡失礼いたします。
〇〇株式会社営業部の〇〇と申します。


貴社のホームページを拝見し、現在展開されている〇〇事業に関しまして弊社サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
弊社では〇〇業界が抱える〇〇の課題を解決するためにお役立ていただいている、〇〇サービスを取り扱っております。
このサービスは現在50社にてご利用いただいており、〇〇を平均で〇%向上させた実績がございます。詳細な資料につきましては、下記URLよりご覧になれます。
【URLを添付】


もし貴社において同様の課題をお持ちであれば、他社様の導入実績なども交えてご案内させていただきたく存じます。
誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な候補日程を記載いたしますので、返信していただけると幸いです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【日程の候補】
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
上記日時以外でも可能な日程はございますので、その際はお気軽にお申し付けください。


お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。


【署名】



既存顧客に送るアポイントメール

件名には、過去に取引を行った担当者名を記載しましょう。そうすることで既知の取引相手だとわかり、開封率が上がります。
本文では過去の取引のお礼から書き始めましょう。送信者のことを思い出してもらうと同時に、相手に丁寧な印象を与えることができます。

▼例文

【件名】
(〇〇様)〇〇の課題に有効な〇〇サービスのご案内


【本文】
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様


ご無沙汰しております、〇〇株式会社営業部の〇〇です。
以前、弊社サービス〇〇をご利用いただき誠にありがとうございました。


この度、弊社が新たに開始した〇〇というサービスが貴社の〇〇事業の目標達成にお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡を差し上げた次第です。
もし少しでもご興味をお持ちいただけましたら、直接お会いしてご案内させていただきたい所存です。
誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な候補日程を記載いたしますので、返信していただけると幸いです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【日程の候補】
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
・〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
上記日時以外でも可能な日程はございますので、その際はお気軽にお申し付けください。


お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。


【署名】


アポイントメールの後に活用したい例文集

アポイントメールの後に送るメールの例文をご紹介します。


1.日程が決定した後に送るメール

訪問を受け入れてくれたことに対してのお礼の後、確定した面会日時を簡潔に記載しておきましょう。そうすることで再確認ができ、お互いの思い違いを防げます。

また、席の準備等を考慮して、何人で訪問するかを伝えておきましょう。なお、件名は最初に送信したメールの続きだとわかるよう変更せずに返信します。

▼例文

【件名】
Re:Re:(〇〇様)〇〇の課題に有効な〇〇サービスのご案内


【本文】
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様


お世話になっております、〇〇株式会社営業部の〇〇です。
訪問日程についての返信、誠にありがとうございます。
つきましては、下記日程にて貴社へお伺いさせていただきます。


日程:〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
訪問者:営業部〇〇、〇〇(以上2名)


日程の変更はこのメールに返信いただくか、電話にてご連絡いただけると幸いです。


それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。


【署名】


2.日程変更の依頼

一度決めた日程の変更は相手に迷惑がかかるうえに、心証が悪くなり商談に悪影響を与える可能性があります。極力変更しなくてすむように事前に調整しておきましょう。

日程の変更は可能な限り早く相手に伝えるべき内容です。そのためメールではなく電話で伝えます。電話で謝罪と変更後の日程を決めた後に、確認のメールを送りましょう。

▼例文

【件名】
(日程変更について)Re:Re:(〇〇様)〇〇の課題に有効な〇〇サービスのご案内


【本文】
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様


お世話になっております、〇〇株式会社営業部の〇〇です。
先ほどはお電話で相談いたしました通り、下記の通り訪問日程を変更させていただきます。


日程:〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
訪問者:営業部〇〇、〇〇(以上2名)


私から日程候補を挙げていたにもかかわらず、こちらの都合で変更となってしまい大変申し訳ございません。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

【署名】


3.日程のリマインドメール

予定の失念を防ぐために、訪問予定の3日前〜前日(相手の休業日を除く)に送ります。

文章によっては、忘れていないか相手に釘を指すような内容になってしまい、キツイ印象になることがあります。表現に気をつけて角が立たないようにしましょう。

▼例文

【件名】

〇月〇日の訪問について(〇〇株式会社〇〇)


【本文】
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様


お世話になっております、〇〇株式会社営業部の〇〇です。
〇〇についての訪問につきまして、あらためてご連絡いたしました。


日程:〇月〇日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
訪問者:営業部〇〇、〇〇(以上2名)


もしご都合が悪くなった場合はこのメールに返信いただくか、電話にてご連絡いただけると幸いです。
それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。


【署名】


4.訪問後に送るお礼のメール

マナーとして訪問した当日に送ります。当日が難しい場合はできる限り早めに送ることを心がけましょう。

お礼の言葉だけではなく、訪問の際に話した内容を確認のために記載し、次のアクション(見積もりが完成したら送る、次回の訪問日程、〇〇の確認が取れたら再度連絡します。など)を記載しておきましょう。

▼例文

【件名】
本日の面談のお礼(〇〇株式会社〇〇)


【本文】3
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様


お世話になっております、〇〇株式会社営業部の〇〇です。
本日はご多忙中にもかかわらず、お時間をいただき誠にありがとうございました。


また、貴社の課題やサービスに対する要望についてお話しいただき、心より感謝申し上げます。


本日ご依頼いただきました御見積書につきましては、今週中にはお送りできるかと思いますので今しばらくお待ちくださいませ。
その間、ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。


〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、より一層精進して参ります。どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。


【署名】


オンライン商談の際に送るアポイントメール

新型コロナウイルス蔓延の影響もあり、昨今オンライン商談も増えています。オンライン商談についても、基本的には訪問する際と同じ内容で問題ありません。

異なる点は、どのようなツール・システムを使用してオンライン面談を行うかについても決める必要があることです。使用予定ツールや相手の都合がいいツールを確認する文言を追加しましょう。


アポイントメールをうまく活用しよう

今回はアポイントメールのポイントと例文を紹介しました。

型どおりのアポイントメールを送るだけでは開封率や返信率が上がらず、効果の薄いものになってしまいます。端的で具体的な件名にすることで、相手の興味を引いて開封率を上げ、相手のニーズを捉えた本文を書くことで返信率をあげるよう心がけましょう。

▼メールの活用について、もっと知りたい方はこちらの資料もぜひご覧ください。
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