展示会後のお礼メールは何を書くべき？埋もれないポイント【例文・テンプレート付】
展示会に出展する際、自社ブースの来場者へ向けたお礼メールは必須です。名刺交換だけで関係性を終わらせず、次のアクションへつなげるための手段として効果があるからです。
とはいえ、何を送ったらよいか分からず、つい疎かになってしまうことがあります。
この記事では、展示会の後にお礼メールを送るメリットと手順、押さえるべきポイントを例文つきで紹介します。
目次[非表示]
展示会の後にお礼メールを送るメリット
展示会の後にお礼メールを送ると得られるメリットは次の通りです。
自社の印象付けができる
展示会の後にお礼メールを送ることで、自社のブースを思い出すきっかけ作りができます。
展示会には多くの企業が出展しています。来場者は、1日で何十社ものブースを回るのが一般的です。
競合他社と似ている製品を取り扱っている場合、製品と会社の印象が結びつかない・製品の印象を忘れられてしまうなどの可能性があります。
お礼メールを送ることにより、自社のブースや、どのような製品を扱っていたかを想起させることが可能です。
次のアクションにつながりやすくなる
展示会で来場者と名刺交換をして、すぐに商談につながるケースは、ほとんどありません。名刺交換後、自ら問合せのアクションを取る来場者は少ない傾向です。
お礼メールを送ることで、自社に興味を持っているが具体的なアクション（連絡）を起こしていない来場者と、商談の機会が得られる可能性が生まれます。
お礼メールは、顧客と自社の繋がりを深める次のアクションを導く有効な手段です。
顧客との信頼関係を構築できる
お礼メールは単なる挨拶にとどまらず、来場いただいたことへの感謝を伝えるとともに、顧客との信頼関係を構築する重要なステップとなります。
展示会での会話を振り返り、顧客が抱える疑問や課題に寄り添ったフォローを行うことで、「自社のニーズを理解してくれている」という安心感を与えられます。
このような丁寧な対応は競合他社との差別化にもつながり、ビジネスにおいて中長期的な良好な関係を築くための大きな足掛かりになります。
展示会のお礼メールを送る手順
展示会の後にお礼メールを送る際の具体的な手順を紹介します。事前に準備してから送りましょう。
- 顧客のセグメント分けをする
- セグメントごとにメールを作成する
- メールを送信する
- アフターフォローをする
1.顧客のセグメント分けをする
展示会にはさまざまな目的を持った来場者が訪れます。自社のブースに立ち寄る人の興味や関心は異なるため、属性ごとの顧客のセグメント分けが必要です。
自社商品のターゲットになり得る顧客を抽出してアプローチを実施してください。
どのような属性・業界のターゲットのアポが欲しいのか、メール開封後に荷電するかどうかなど、ネクストアクションも含めて、インサイドセールスや商談を行う営業チームとあらかじめ話し合っておきましょう。
▼顧客セグメントの考え方については、こちらの記事も参考にしてみてください。
→顧客セグメントとは？マーケティング成功に欠かせない分類の方法やポイント
2.セグメントごとにメールを作成する
セグメント分けが終わったらお礼メールを作成します。
本文にはブース訪問に対する感謝と、自社製品の紹介を書きましょう。時系列の把握ができるよう、展示会の名前と開催日の記載は不可欠です。
メールの内容は顧客の確度により変更することをおすすめします。
確度が高い顧客には、アポを打診します。確度が低い顧客にアポを取るのは困難なため、商材のURLなどで詳しい説明を送るなど、自社に興味を持ってもらうアプローチに留めておきましょう。
3.メールを送信する
お礼メールの本文が完成したら来場者へ送ります。
送信件数が多い場合は、メール配信システムを導入すると便利です。メールの配信結果を分析すれば、マーケティング戦略を立てる際に役立ちます。
▼配信システムについては、こちらの記事も参考にしてみてください。
→メルマガ配信の始め方とは？BtoBでの運用方法と配信システム10選
4.アフターフォローをする
お礼メールにリアクションがあった顧客に向けて、インサイドセールスで荷電するなど、アフターフォローをします。アポを取る以外のフォロー手段を複数用意することがおすすめです。
顧客が興味・関心を持つであろう資料を送付する・関連するセミナーを案内するなど、要望を満たすアプローチを図ることで、より深い関係性を築けます。
さまざまな形で継続的にコミュニケーションをとることが、成約を生むコツです。
▼「どのようなトークで検討度を引き上げればいいのか？」については、こちらの記事を参考にしてみてください。
→【弊社営業に聞く】インサイドセールス向けトークスクリプト作成方法
展示会後のお礼メールの基本構成
効果的なお礼メールを作成するためには、基本的な構成を押さえることが重要です。
件名から署名まで、相手に分かりやすく必要な情報が伝わるように各要素を整理して作成しましょう。
件名・タイトル
受信者が最初に目にする件名（タイトル）は、メールの開封率を大きく左右します。
一目で誰からの何のメールかが分かるよう、「〇〇展示会ご来場のお礼」のように展示会名と自社名を含めるのが基本です。
さらに「資料のご案内」など、相手にとってメリットとなる情報を加えると、より開封してもらいやすくなります。
宛名と挨拶
メールの冒頭には、必ず相手の会社名、部署名、氏名を正確に記載します。
宛名があることで、自分に向けられたメールだと認識されやすくなります。
続く挨拶では、差出人の社名と氏名を名乗り、展示会当日にブースで対応した担当者であることを添えると、相手に顔を思い出してもらいやすくなります。
本文
本文では、まず自社ブースに立ち寄っていただいたことへの感謝を伝えます。
定型文の使い回しや一斉送信は避け、展示会での具体的な会話内容を交えるなど、相手に合わせてカスタマイズすることが大切です。
その上で、詳しい資料のダウンロードURLなど、次のステップへ誘導する内容を簡潔にまとめましょう。
署名と配信停止リンク
メールの末尾には、企業名や担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載した署名を忘れずに配置します。
また、今後の案内が不要な顧客が簡単に受信を停止できるよう、配信停止用のリンクを設けることも重要ですし、顧客との関係を深めるためのステップメールの導入も検討しましょう。
相手の意思を尊重する姿勢を示すことで、さらなる信頼獲得につながります。
関連記事：ステップメールの作り方とは？シナリオ設計や成功事例を解説
展示会のお礼メールを送る際のポイント
お礼メールを送る際に押さえておきたいポイントは以下の3点です。
- なるべく早く送る
- ブースを思い出してもらえる工夫をする
- 顧客にとってメリットのある特典を加える
なるべく早く送る
展示会のお礼メールはなるべく早い段階で送る必要があります。
展示会から時間が経つほど来場者の関心は薄れます。メールを送る目安は、展示会終了後から2営業日以内です。
展示会後は獲得した名刺の情報をすぐにリスト化し、メール配信システムや顧客管理システムにインポートしてメールが送れる状態にしておきましょう。
また、リスト作成時に顧客をセグメント分けするために必要な情報を合わせて整理しておくことで、確度の高いグループへ優先的に連絡を図れ、効率的なアプローチができます。
一斉送信せずに、セグメント分けする
展示会で獲得した名刺すべてに対して同じ内容のメールを一斉送信するのは非常にもったいないことです。来場者が抱える課題や自社製品への関心度は、ブースでの滞在時間や会話の内容によって一人ひとり異なるからです。
まずは、展示会での反応をもとに顧客をセグメント分けすることが重要です。導入意欲の高い「今すぐ客」には個別の商談打診を、情報収集段階の層には事例紹介やホワイトペーパーの案内を送るなど、相手のフェーズに合わせたアプローチを徹底してください。
顧客のニーズに合致した有益な情報を届けることで、開封率や反応率の向上が期待できます。また、丁寧なセグメント配信は、相手に「自分たちのことを理解してくれている」という安心感を与え、中長期的な信頼関係の構築にもつながります。
ブースを思い出してもらえる工夫をする
文章のみのお礼メールは、企業との結び付けが困難で、来場者から認識してもらえない可能性があります。写真や製品情報を記載してブースを想起させる工夫が欠かせません。
手段のひとつとして、ブースの写真をメール上部に添付する方法があります。写真がアイキャッチの役割を果たし、顧客の思い起こしに役立つおすすめの手法です。
顧客にとってメリットのある特典を加える
お礼メールの効果を高めるために、顧客がメリットに感じる特典を加えるのがおすすめです。
期間内に契約すると割引が可能な案内をしたり、無料のWebサイト診断などの特典をつけるなど、アクションを誘導する工夫をしてください。
展示会のお礼メールの例文・テンプレート
来場者へ送るお礼メールの例文は、次のとおりです。内容をカスタマイズして役立ててください。
- 確度の高い顧客向け
- 確度の低い顧客向け・確度がわからない顧客向け
確度の高い顧客向け
【件名】【御礼】〇〇ブースへのご来場ありがとうございました 【本文】 先日の××展示会では、お忙しいなか弊社のブースへお立ち寄りいただき誠にありがとうございました。 ブースでご案内した△△（製品名）はご参考になりましたでしょうか。 PDFにて、提供している全プランが記載されている資料をご用意いたしました。 ぜひ、詳細をご説明させていただきたく存じますので、提案の機会を頂戴できますでしょうか。 下記日程より、ご都合のよいお日にちをご選択いただけますと幸いです。 〇月〇日（月）〇：〇〇～〇：〇〇 〇月〇日（火）〇：〇〇～〇：〇〇 〇月〇日（水）〇：〇〇～〇：〇〇
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確度の低い顧客向け・確度がわからない顧客向け
【件名】【御礼】〇〇ブースへのご来場ありがとうございました 【本文】 先日の××展示会では、お忙しいなか弊社のブースへお立ち寄りいただき誠にありがとうございました。 ブースでご案内した△△（製品名）はご参考になりましたでしょうか。
ご不明な点がございましたら、お気軽に担当：□□までお問い合わせください。 今後ともなにとぞよろしくお願いいたします。 |
展示会で詳細なヒアリングができず、名刺交換のみで終わった場合など、確度が判断できない顧客向についても、このように無理にアポイントを迫るのではなく、まずは自社の基本情報や導入事例などの資料を提供し、相手の反応を伺う内容にしましょう。
展示会のお礼メールのポイントを押さえよう
展示会の後に送るお礼メールは、ポイントを押さえることで、より効果を発揮します。送るタイミングや内容次第で、次のステップにつなげられる大切な手段です。
メールを送る際のポイントは以下の通りです。
- なるべく早く送る
- ブースを思い出してもらえる工夫をする
- 顧客にとってメリットのある特典を加える
来場者の関心に寄り添うアプローチや、印象に残る工夫をして、成果につながるアクションを引き出しましょう。
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