営業を自動化して手間を削減！ツールの機能と種類を紹介

2022-06-03 09:45（更新：2023-12-26 08:17）One Tip編集部

営業の自動化は、労働人口の減少や高騰する人件費を補う手段として注目を集めています。

そもそも、営業の自動化とはどういったものなのでしょうか。BtoB市場においても進んでいる営業の自動化についての解説と、代表的な営業自動化ツールについてご紹介します。

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BtoBの営業活動を、デジタルを使って効率化する方法営業活動の効率化は、BtoB取引における永遠のテーマ。本書では、営業活動をデジタルを活用して効率化する方法について「既存顧客からの売上最大化」「新規顧客の開拓」の2種類に分けて解説します。 Webマーケティングツール『ferret One』

目次[非表示]

1.営業の自動化とは？
2.営業活動を自動化する目的とは？
3.営業の自動化に適した場面とは？
4.営業の自動化によって売上を伸ばすために
5.営業自動化ツールの種類と代表ツール
6.営業自動化ツールを上手に使いこなして成果をあげよう

営業の自動化とは？

営業の自動化とは、営業活動の一部または全体をITツールで自動的に行い、重複する業務や営業プロセスを効率化・簡素化することです。

営業活動の自動化は難しいものと考えられてきましたが、近年では流れが加速化して進んでいます。

自動化の中には、複雑ではないものの時間のかかる作業を自動化する、顧客の行動を自動で分析しより踏み込んだアプローチを行う、メールや見積書・契約書など形式が定型化している業務を自動化する、など、さまざまなものが存在します。

営業活動を自動化する目的とは？

職種にもよりますが、営業職の多くは以下のような作業を何度も何度も繰り返しています。

アプローチする顧客のリストの作成
テレアポ
提案書作成
見積書作成
契約書作成、手続き
請求書作成

これらを案件ごとに、同じように繰り返さなければなりません。そのため大抵の場合、営業職は時間に追われているのです。この繰り返しの業務に自動化ツールを導入することで、営業活動に費やされる時間を削減できるようになります。

自動化によって余裕のできた時間は、顧客とのコミュニケーションの質や量を高めるために使えるようになります。直接のコミュニケーションを取ることが難しくなってきた昨今、この傾向はさらに強くなっています。

ただし営業の自動化は効率を上げていくためのもので、営業活動すべてを自動化すればよいというわけではありません。実際に購入する際、直接の対話を好む顧客は多いため、営業職が直接コミュニケーションを取るほうが成果につながることも多いのです。

営業の自動化に適した場面とは？

営業の自動化に適した場面とはどのような場面が考えられるでしょうか。ひとつひとつ解説します。

アプローチの自動化

営業自動化ツールを活用することで、膨大な顧客リストの中からアプローチしたい顧客の条件を絞り、購入してくれる確率の高い顧客のリストを簡単に作ることができるようになります。

従来の営業職はテレアポ、メール営業、DM、飛び込み、展示会などさまざまなアプローチでアポイントを獲得しようとしました。これらは決して効率の良い作業とは言えません。こういった業務を自動化して、効率化するのです。

また、問い合わせフォームに対して、自動的に営業メールを送信するツールも登場しています。つまり、アプローチを自動化することによって、有望な顧客から優先的に素早く接触できるのです。

どの手段でのアプローチが購入に繋がる可能性が高いか、どこまで自動化してよいのかなどを分析することは、営業をさらに効率化することにも繋がります。

日程調整の自動化

日程調整の自動化ツールを使用することで、顧客がURLをクリックし都合の良い日時を選択すると、営業職のカレンダーに自動的に予定が追加されるようになります。

日程調整のメールを往復させてやりとりすることは大きな手間であり、顧客や社内の面々との日程調整に頭を悩ませている営業職は多いものです。提案した日付の都合が合わず、1つの日程調整に何往復ものやりとりを要することから脱却できます。

メール対応の自動化

営業メールを活用する場面や内容はある程度決まっているため、事前に営業メールのテンプレートを作りITツールに保存しておくことで、メール業務にかかる手間と時間を大幅に減らし、素早く送信することが可能になります。

メールマガジンや既存の顧客へ定期的なメールを送る必要がある場合、ツールを使用して自動的に配信することも可能です。

情報共有の自動化

営業活動で手に入れた情報を営業に関わる部署で共有することは重要ですが、その都度伝えることは大きな手間であり、手動で整理するとなると時間がかかります。

そこで営業自動化ツールを使用して、営業活動で得た情報をデータベース化することで、手間を省き営業に関わる全ての人間が簡単にアクセスできるようになります。

それらの情報が時系列で蓄積されていくことで、マーケットがどのように動いているのか把握しやすくなります。

レポーティングの自動化

日報や週報、期末の成果報告などを日々作成することは営業職の手間となっています。

それを解決するITツールとして、営業活動のデータを適時入力することで、自動的に最新の営業データをグラフ化できるものが存在します。

日々の営業データの入力さえ忘れなければ、大きく時間を短縮することができます。

営業の自動化によって売上を伸ばすために

営業の自動化によって、売上をアップさせるためには主に2つのコツがあります。

自社に適したITツールか確認する

数多くのツールが存在しているため、自社に適したものか見極める必要があります。
業界や会社の規模、ブランド力などによって、適したツールは変わってくるのです。

ITツールに頼りすぎず、顧客との接点を増やす

自動化してくれるITツールは非常に便利なものですが、それに頼りすぎてしまい顧客とのコミュニケーションが減ってしまうとマイナスに働く場合もあります。

単純な繰り返しの作業は自動化し、一方で顧客とのコミュニケーションが必要な場面があることを理解しておきましょう。

とくに最近は、オンライン上での顧客とのコミュニケーションの重要性が高まっています。

営業自動化ツールの種類と代表ツール

営業自動化ツールは、大きく次の3種類に分けられます。それぞれの特徴と、代表的なツールは以下の通りです。

①SFA

SFAとは、データをもとに科学的に営業活動を行うことで、成果に繋げることを目指します。データを活用し、個々の営業職を指導できるほか、営業のノウハウを共有することも可能です。

GeAIne

GeAIneは、企業の問合せフォームに自動で営業メールを送り新規アポを獲得する、BtoB向けの新規開拓営業支援ツール。企業のサイトの問合せフォームを検知し営業文章を自動入力・自動送信したり、企業リストから確度の高い営業リストを抽出できます。

▼公式サイト
https://the.geaine2.jp/

Sales Force Assistant

Sales Force Assistantは、経営改善ノウハウをシステム化した営業支援・情報共有ツールです。
顧客管理、商談管理、案件管理、クレーム管理、訪問計画管理などを瞬時に確認することができます。訪問予定などのスケジュールや、やらなければならない顧客対応先をスマホなどに通知してくれます。

▼公式サイト
https://www.salesforce-assistant.com/

▼SFAについては、下記の記事もぜひ参考にしてみてください。
→SFAとは？ CRMとの違い・導入のメリット・導入時期・運用失敗事例を解説

SFAとは？ CRMとの違い・導入のメリット・導入時期・運用失敗事例を解説 SFAとは、顧客情報・商談化案件のプロセスを一元管理するツールです。はじめて導入を検討している企業の方は、導入タイミングなど悩むことも多いはず。SFAの基礎知識から、適切な導入タイミング、運用で失敗しやすいポイントとその改善策を解説します。 Webマーケティングツール『ferret One』

②CRM

顧客の情報や取引履歴などのデータを活用し、顧客のニーズに適した提案を行います。顧客のニーズに応じたアプローチができ、長期的な関係の構築に繋がるようになります。

e-セールスマネージャー

e-セールスマネージャーは、マーケティングや分析の機能を加味した、営業支援ツールです。
営業活動を可視化し、営業力・組織力向上や生産性向上、ノウハウの蓄積・共有、顧客満足度向上など、さまざまな営業課題を解決に導いてくれます。
案件管理、商談管理、スケジュール管理、日報管理など、営業活動を支援します。名刺管理、チャット、分析などの機能も用意されています。

▼公式サイト
https://www.e-sales.jp/

▼CRMツールについては、下記の記事もぜひ参考にしてみてください。
→CRMツール8種を比較紹介｜SFA・MAとの違い、自社に合うCRMの選び方とは

CRMツール8種を比較紹介｜SFA・MAとの違い、自社に合うCRMの選び方とは CRMツールにはさまざまな種類があるため、どのツールが自社に合っているのかを比較して判断するのは難しいものです。そこで、おすすめできるCRMツールの特徴を調査。各ツールがどのような企業に適しているかをまとめました。CRMと他ツールとの違いや、選び方もご紹介しています。 Webマーケティングツール『ferret One』