日程調整メールの書き方とは？ ビジネス向けテンプレートと返信例

打ち合わせの日程調整メールは、プロジェクトのスムーズな運営に重要です。では、日程調整メールを書く際には、どのような部分に気をつければよいのでしょうか。

この記事では、日程調整に関するさまざまなパターンのメール文とやりとりのポイントを解説します。

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日程調整メールのテンプレート

日程調整メールをする際にそのまま使えるテンプレートを、パターン別に紹介します。

こちらが候補日を提示する場合

候補日を複数提示し、すべて都合が合わない場合のフォローを入れました。候補日が少なすぎると、1度で調整できずメールのやり取りが増えてしまう可能性があります。ただ、多すぎても選びにくいので3つ程度にしましょう。

先方に候補日を尋ねる場合

原則こちらから日程を提示すべきですが、先方に候補日を出してもらったほうが好ましい場合はそのようにします。先方側の会議参加者が多かったり、こちらよりご多忙でスケジュールに余裕のないことがわかっている場合も同様です。

場所と所要時間を明確に伝えることを留意します。詳細がないと、相手が適切な候補日を出しにくくなるからです。余裕を持ってかなり先の日程に設定されてしまったり、メールのやり取りが増えたりするので注意しましょう。

日程を再度調整する場合

打ち合わせの日程が決まったら、最後に必ず御礼のメールをします。御礼の文面だけでなく、改めて月日と曜日、時間も記載するとよいでしょう。そして、相手が現地に到着してから迷うことのないよう、集合に関する情報があれば補足が必要です。

日程調整メールへの返信例

受信した日程調整メールへ返信する際にそのまま使えるテンプレートを、パターン別に紹介します。

候補日を選択する場合

ポイントは、希望の日程を曜日や時間まで略さずに書くことです。そうすることで、日時の思い違いによる当日のトラブルを回避できます。また、相手が準備しやすいよう参加人数を書いておくと親切でしょう。

候補日を提示する場合

打ち合わせに誘っていただいた御礼とともに、候補日を3つ提示しました。複数選択肢があると、相手が選びやすくなります。すべて都合が合わなかった場合のフォローも入れておくと返信しやすいでしょう。

候補日が空いていない場合

お詫びの文面だけでなく、新たな候補日を提示することが重要です。そうすることで、スムーズに再調整ができます。やり取りを少なくすませられるよう、3つ程度の日時を候補にあげられるとよいでしょう。

日程調整メールの構成

日程調整メールに必要な要素を解説します。

• 件名
• 宛名
  
• 挨拶
  
• 名乗り
  
• 用件
  
• 結び
  
• 署名

件名

件名欄は、必ず入力すべきです。20字程度で用件を端的に説明します。日程調整の場合は、「何について」の「日程調整」なのかを入れましょう。「相談」や「日程調整」だけでは、不特定多数に送られているメールと間違われる可能性があります。商品名やプロジェクト名も含めるのがおすすめです。相手が件名をひと目見て自分が何をすべきなのか理解できると、スムーズな返信が期待できます。

▼件名については、こちらの記事も参考にしてみてください
→法人営業メールでアポに繋がる件名の書き方とは？初めて送る時から使える３つのポイント

宛名

宛名は、「会社名」「部署名」「役職」「氏名」の順番で正確に書きましょう。株式会社を（株）にするなど、宛名のどの部分も略してはいけません。個人名まで特定できない場合は、「会社名」「部署名」＋御中や「会社名」＋ご担当者様で対応可能ですが、特に規模の大きな会社の場合、「会社名」のみだと連絡をとるべき相手に届きにくくなりますので注意が必要です。

挨拶

宛名の次は突然本題に入らず、まず挨拶文をはさみます。「お世話になっております。」が一般的です。ただ、初めての場合は「初めてご連絡させていただきます。」や、前回のやりとりから間があいている場合は「ご無沙汰しております。」など、挨拶文は状況に応じて変えるのもおすすめです。

名乗り

挨拶に続いて、自分の名前を名乗ることを忘れないようにしましょう。「会社名」「部署名」「氏名」の順番で書きます。その他、本題の前に補足すべき情報があればこの部分に書いておくべきですが、必要以上の内容量は好まれません。あくまでもメインは、本題です。

用件

挨拶をして、名乗ったあとに用件です。件名と同じように、まずは「何について」の「日程調整」をお願いしたいのか端的に説明します。商品やサービスに関するどういったことについての打ち合わせがしたいのか、少し詳しく書くとよりわかりやすいでしょう。

次に、どこで打ち合わせしたいのかを明確にします。場所や、オンラインかどうかによって返答が変わる可能性もあるため必須事項です。

候補日の日程をこちらから提示する場合は、箇条書きにしましょう。3つ書いておくと相手が選びやすくなります。月や曜日、開始時間と終了時間も丁寧に書いておくと勘違いを避けられるのでおすすめです。

結び

こちらから候補日を提示する場合、候補日すべて都合がつかないパターンについてのフォローを書きます。そして、「よろしくお願いいたします。」で締めくくりましょう。

署名

最後は、改めて送信側の名前や連絡先が確認できるよう自分の情報を箇条書きで記載します。内容は、基本的に「会社名」「部署名」「氏名」「電話番号」「住所」「メールアドレス」です。

日程調整メール作成のポイント

メールで日程調整する際のポイントを解説します。

最低限のやり取りで済ませる

日程調整メールは、こちらが最初に提示した候補日のなかから調整できれば、最低1往復で済みます。やりとりの回数が増えていくと相手の手間を増やすことになり、返信の頻度が落ちますので注意が必要です。もちろん、自分の返信が必要な際はできる限り素早い反応を心がけましょう。

相手に考えてもらいたいのは、「候補日のなかで都合のよい日があるかどうか」です。そこへたどり着く前に「なぜ打ち合わせが必要なのか？」や「何月の話なのか？」など他の疑問が浮かんでしまうようなメールはよくありません。テンポよく短期間で日程を決められるよう1通1通丁寧に書くのが大事です。

送信前に再度内容を確認する

送信する前に、件名から署名まで必ず一言一句読み返しましょう。基本的に、送信ボタンを押すとメールはすぐ相手に届きます。内容の修正や取り消しができません。書いているときに気をつけていても、1度で100％完璧な文章になっていないことが多くあります。自分を信用せずに是非チェックしてください。

全体的に相手への気づかいができている内容になっているかどうかも大切ですが、社名や個人名の誤字脱字は想像以上に相手へ不快感を与えますのでしっかり確認しましょう。

日時や曜日、場所の間違いも混乱を招きます。カレンダーを見ながら、声に出して日にちと曜日が合っているかどうか確認するなど、さまざまな方法で余裕をもって見直すことが大事です。

必要に応じて電話を使う

日程調整メールの件名や文面が工夫されていても、相手の状況によってメール自体を見逃してしまっていたり、返信を忘れてしまったりしている状況は珍しくありません。

相手からの返信がない場合は、電話を使いましょう。タイミングは、状況を考えながら基本的に1～2日後、または返信期限を過ぎた直後です。

「急かしてしまうかな？」などと遠慮して返信のないまま長く放置すると、逆に候補日程が近づいてから相手をあわただしくさせてしまいます。相手を責めるのではなく、メールが届いているかどうかや、相手の返信が受信できていない可能性を確認するようなかたちで連絡をとるのがおすすめです。その他、急用があれば電話を活用しましょう。

スマートな日程調整メールを作成しよう

日程調整メールの内容や、やり取りのしかたを少し工夫するだけでその後の相手とのコミュニケーションのかたちも変わってきます。誤字脱字のチェックはもちろん、わかりやすく、答えやすい文面を意識して作成しましょう。

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