案件管理システムおすすめ10選！各ツールの特徴と選び方
案件管理システムを導入することで、円滑な業務の推進が可能になります。しかし、自社に合ったツールの選び方がわからないと悩んでいませんか。
そこで今回の記事では、自社に適したツールの選び方や、おすすめのツールについて解説します。
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案件管理システムの必要性
案件管理システムを導入することで得られるメリットはさまざまです。ここでは、なぜ案件管理システムが必要なのか、代表的な3つの理由を説明します。
簡単に編集・閲覧・共有ができる
顧客ごとに担当者が異なり、各個人のペースで業務を進めていくとき、進捗状況や細かな情報が社内共有されていない場合があります。そのため、急な担当変更や担当者の退職などが起こると、正確で質の高い顧客情報が把握できないトラブルが起きがちです。
その結果、業務が滞ってしまうだけでなく、顧客に迷惑をかける可能性もあります。
しかし、案件管理システムを活用すれば、社内で情報共有ができます。トラブルが発生した場合も、サポートをし合い、業務を進められるのです。
いつでもどこでも滞りなく情報更新できる
営業先や外回りの移動中など、空き時間ができることがあるでしょう。そんなとき、会社に戻ることはできなくても、タブレットやスマートフォンで操作できるツールがあれば、変更点をその場ですぐに修正できます。
商談の情報をリアルタイムで社内共有できることに加え、営業報告などをその都度行う手間も削減できるのです。
過去事例の蓄積により引継ぎやフォローがしやすい
顧客情報や契約内容・変更点などは、案件管理システムに保存されます。それにより、調べたい箇所や参考にしたい事例を取り出し、今後の案件に生かせるのです。
新人教育の教材やノウハウの共有ツールとしても活用できるため、社内全体の営業スキルを高められるでしょう。
質の高い案件情報がシステムに残るため、担当者変更時の引き継ぎや、トラブル発生時のフォロー体制を整えやすい点もメリットです。
▼弊社が具体的にどのように案件管理を行っているのか、記事にしております。他社がどのような数値を目標とし、どうやって進捗をチェックしているのか、気になる方は、ぜひご覧ください。
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案件管理システムおすすめ10選
案件管理システムを導入する際、どのシステムを選ぶかで、自社の業務にとって使いやすいものか評価が分かれます。ここでは、最適な案件管理システムを選べるよう、代表的なツール10個の特徴を紹介します。
Gmailと連携することで入力の手間を削減「Senses」
作業の現状をわかりやすく把握できるデザインが魅力の「Senses」。カードのような見た目で、Gmailやカレンダー機能など、さまざまなツールと連動できる点がメリットです。業務における入力作業の手間を省くことで、営業本来の実務に集中できます。
取引先の情報を自動で更新できるので、担当者が変更する際やトラブルによるサポートが必要な時でも、スムーズに業務を遂行できるでしょう。
ツールの操作は、スマートフォンやタブレットでも可能なので、外回りの空き時間などを有効活用して手軽に作業できます。
▼料金プラン
【Starter】月額25,000円〜
▼公式サイト
https://product-senses.mazrica.com/
業務に必要な機能だけ選択して使える「Knowledge Suite」
「Knowledge Suite」は、業務内容に合わせたアイコンが表示されるツールです。
注目すべき点は、自社業務の種類に合わせて機能を減らしていくカスタマイズ方法です。業務に関係ない機能を無くせるため、わかりやすさと使いやすさを兼ね備えています。
ユーザー制限数は無料で、ツールの使用分だけ金額を支払う料金体系なので、余計な出費もかかりません。
また、情報の表示範囲を設定でき、必要な情報を必要な相手のみに表示されるため、業務者は情報の整理がしやすい点が特徴です。
▼料金プラン
【グループウエア】月額10,000円〜
▼公式サイト
https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/
ドラッグ &ドロップで直感的な操作が可能「Zoho CRM」
画面レイアウトのカスタマイズや項目の入力をドラッグ＆ドロップで行えるツールが「Zoho CMR」です。
プロジェクト進捗状態をステージごとに分けた表示ができます。そのほか、担当者とエリアの状態などを元に、メール作成・送信やレポート作成の自動化も可能です。
タブレット・スマートフォンでも扱えるため出先でも操作でき、事務作業の時間を削減できます。その結果、営業活動に集中できるメリットが生まれます。
ツール導入の初期費用は無料なので、エクセルで情報管理をしている会社なども気軽に取り入れられます。
▼料金プラン
【スタンダード】月額1,440円〜
▼公式サイト
https://www.zoho.com/jp/crm/
エンジニアなど業務の作業工程が多い職業に最適「Backlog」
国内産のSaaS型のプロジェクト管理ツールである「Backlog」。エンジニアやデザイナー、マーケターなど、業務の工程が多く細分化されている職業の人を中心に、100万人以上が活用しているシステムです。
特徴は、案件のタスク進捗状況をガントチャートで可視化できる点です。グラフの色分けができ、業務担当者それぞれの進行具合がわかりやすいため、メンバーへのフォローがしやすくなります。業務を「親課題」と「子課題」に分けて表示ができるため、作業漏れを防ぐことも可能です。
ファイル共有機能が充実しており、タスクに紐づけて共有できます。アクセスできるIPアドレスが制限されており、セキュリティの高さも魅力です。
▼料金プラン
【スタータープラン】月額2,640円〜 ※30日間無料お試しプランあり
▼公式サイト
https://backlog.com/ja/
Slackと連携して情報を共有できる「Jira software」
「Jira software」は、業務情報の連絡ツールとして人気の高い「Slack」と連携できるツールです。
システムデザインのカスタマイズ性も優れており、ひとつの案件を複数のチームが並行して進めている場合の管理も、わかりやすく可視化できます。
各チームの全体的なスケジューリングや進捗状況を共有できるため、どれだけ作業工程が残っているか、1人のスタッフに負担が偏りすぎていないか、なども確認できます。
▼料金プラン
クラウド型（インターネット上で使用するパターン）と、オンプレミス型（自社にサーバーを設置して使用するパターン）の2種類から選べます。
クラウド型
【スタンダードプラン】月額9,000円〜 ※10ユーザーまで
▼公式サイト
https://www.atlassian.com/ja/software/jira
メールと連動させられる「Salesforce Sales Cloud」
各メールツールとシステムの自動同期が行える「Salesforce Sales Cloud」。連携させることで、システムへの入力業務時間を削減できることに加え、システムの操作方法を覚える手間が無くなります。
スマートフォンやタブレットで操作ができるのも利点です。外出先で情報変更が行え、社内全体で最新の情報の共有ができるため、臨機応変な対応もできます。
案件の基本情報だけでなく、取引先までの道順や通話記録による情報更新も管理できるため、営業担当者にとって強い味方となるでしょう。
▼料金プラン
【Essentials】月額3,000円〜
▼公式サイト
https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/
低価格で気軽な社内コミュニケーション「ちきゅう」
手軽な金額なのに必要な機能が揃っている、中小企業向け国産SFA「ちきゅう」。 ユーザーが手軽に使えることを大切にしているため、システム管理の知識者がいなくても導入できます。
システム内に「ディスカッション」機能があり、SNSのような感覚でスタッフ間コミュニケーションを図れる機能も搭載しています。気軽なやり取りができるため、円滑な業務促進を目指せるのです。
そのほか、「Slack」や「チャットワーク」など、外部の情報共有ツールとも連携可能です。ツールでのやりとりをシステムに入力し直す手間を減らせ、入力抜けも無くなるため、ミスも削減できます。
業務改善と作業効率化の両方を実現できる案件管理システムです。
▼料金プラン
月額1,480円〜 ※無料お試しあり。最低契約ユーザー数10人、契約期間は1年毎
▼公式サイト
https://chikyu.net/
伴走サポートで安心「eセールスマネージャーRemix Cloud」
「eセールスマネージャーRemix Cloud」の魅力は、手軽な操作でシステムを使いこなせる点です。管理画面から、「入力項目や選択肢の追加」「分析メニュー追加」などのカスタマイズができます。
コンサルティングメニューがあり、システム導入後からコンサルタントによる伴走サポートを受けることができます。サービスが定着するためにどうシステム運用すべきかアドバイスがもらえるため、初めてシステムを導入する企業も安心です。
▼料金プラン
【スケジュールシェア】月額3,000円〜 ※1ユーザーあたりの金額
▼公式サイト
https://www.e-sales.jp/products/remix/
海外でも使えるワークフローの一元管理が魅力「Notion」
豊富なテンプレートで、自社のプロジェクトに応じた使いやすさを追求できる「Norton」。スマートフォンやタブレットでも操作でき、海外からもアクセスできるため、グローバル展開する企業でも導入しやすいでしょう。
メモやタスクリスト管理・プロジェクトのロードマップ作成・ドキュメント共有が可能です。特にプロジェクトの可視化がわかりやすい点が魅力です。
スプレッドシートやTwitterなど多彩なアプリと連携することで、正確な情報をシステム内で共有できます。
管理画面のデザイン変更を、ドラッグ＆ドロップで直感的におこなえるため、システムの操作法をわざわざ覚える手間も減らせるはずです。
▼料金プラン
年払：$8/月/ユーザー
月払：$10/月/ユーザー
※企業向けプランの場合。無料お試しは1,000ブロックまで利用可能
▼公式サイト
https://www.notion.so/ja-jp
ひとつの画面で必要な情報を把握できる「JUST.SFA」
ひとつの画面に必要な情報を表示できる、わかりやすい見た目の「JUST.SFA」。自社に最適なデザインを自由にカスタマイズできます。
入力・登録された情報は、リアルタイムで把握が可能です。チャート形式でわかりやすく表示されるので、ストレスなくプロジェクトの現状を確認できます。
マウス操作で簡単に入力項目の変更ができるため、プログラミングなどの専門知識は不要です。誰でもプロジェクトに適応した使いやすい形にデザインし直せます。
契約書・見積書のワークフローなど蓄積されたデータは、社内のノウハウ共有や新人教育にも役立つでしょう。
▼料金プラン
要問合せ（無料お試しできます）
▼公式サイト
https://www.justsystems.com/jp/products/justsfa/
案件管理システムの選び方
案件管理システムは数多く開発されており、各社に特色があります。種類が豊富なので、自社に適したツール選びはなかなか難しいと感じるのではないでしょうか。
ここでは、案件管理システム選びで意識すべき3つの要点を紹介します。
導入目的に適しているか
案件管理システムは開発元によって、システム活用で得られる効果がさまざまです。そのため、自社が案件管理システムを導入することで得たい効果や目的に合っているかを確認する必要があります。
目的に合っていても、初期設定が複雑すぎて手間取るものや、導入までに日数がかかり過ぎるもの（数週間など）は避けたほうがいいでしょう。
また、実際に使ってみると操作しづらく作業が手間だったり、開発元にサポート依頼をしても問題解消に時間がかかったりするなど、使ってみてから気が付くデメリットがあるかもしれません。
おすすめなのが「無料お試し期間」がある、クラウド型のツールです。無料お試しがなくても、月額利用が可能なら、導入後、短期間で使いやすさの見極めもできます。
モバイル対応しているか
幅広い業務に携わる営業担当者にとって、スキマ時間の有効活用は大きな課題です。移動中の空き時間や取引先との打ち合わせの待ち時間などに、スマートフォンやタブレットだけで情報入力・操作できれば、業務が捗ります。
営業活動を終え、帰社後に情報入力をする場合に生じる、情報の社内共有の遅れや、余計な残業も減らせるでしょう。
システムを選ぶ際は、モバイル端末でデータ確認と情報の更新・変更ができるものをおすすめします。
多くの人が使いこなせるか
操作方法の指導がなくても直感的に使え、わかりやすいデザインのシステムを選ぶことも重要です。システムへの情報入力や操作は、あくまで、業務を円滑にするためのものです。サポートツールを使いこなすために、本業に負担をかけてはいけません。
よく、とりあえず多機能なものを選ぶ会社がありますが、それは間違いです。大切なのは機能数ではなく、自社が求めている機能かどうかです。
マニュアル無しでも使い方がわかり、なおかつ自社が必要な機能が揃っているものを選ぶようにしましょう。
自社に適した案件管理システムを選ぼう
せっかく案件管理システムを導入するなら、高機能で最先端のものを選びたいと考えがちですが、大切なのは使いやすさです。
自社がどのようにシステム活用したいかを明確にすることで、無理のない案件管理システムが可能になります。
目的を明確にし、自社に適した案件管理システムを選んで業務に活かしてください。
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