エクセルで行う営業管理の注意点とは？便利なテンプレートおすすめ5選
営業管理とは、売上の目標を設定し、そこに到達するようメンバーの行動や結果を記録・分析していく手法です。効率的に営業活動を行えるようになり、成果を出しやすくなります。
営業管理を行う方法のひとつとして、多くの人になじみの深いエクセルがあります。コストがかからず、大がかりな技術指導が必要ないため取り組みやすいのが特徴です。
今回は、エクセルで行う営業管理の注意点と使いやすいテンプレートについて解説します。
■合わせて読みたい資料：アナログな手法から脱却したい方へ！
→BtoBの営業活動を デジタルを使って効率化する方法
目次[非表示]
エクセルで営業管理する際の注意点
エクセルで営業管理する際の注意点は以下の通りです。
データが蓄積されると動きが重くなる
期間が経つにつれて動作が遅くなり、入力を終えるまでに無駄な時間がかかるようになります。策を練らずに放置しておくと、最悪の場合フリーズしてしまうので、注意しましょう。
2人以上の同時編集が難しい
エクセルは共有ブック機能を使用すると同時編集可能です。しかし、場合によってはコマンドボタンを追加するところから始めなければならず、簡単ではありません。
共有ブック機能を使わずに作業を進める場合は、1度に1人しか編集できないため、自分のペースで入力できないのが不便です。編集後、ページの閉じ忘れがあると更に他の人の入力が滞るので注意しましょう。
他ツールとの連携が難しい
エクセルでは、他ツールとの連携はしにくくなるので、注意が必要です。既にさまざまなツールで蓄積されているデータがある場合、それをそのままスムーズに活用できず手間がかかる場合が多くあります。
過去データの検索が難しい
エクセルはデータの検索方法が複雑で、直感的に操作できません。慣れていても、検索結果を出すまでの手数が多いため、過去データを探すのに時間がかかります。
入力方法を徹底する必要がある
エクセルを用い、個人個人、思い思いの方法で入力していくと、データを使用する際正確に表示されない可能性があります。
1行につき1案件、余計な余白を使わないなど、細かいルールを使用するすべての人と共有するようにしましょう。
属人化しない営業管理ならSFAがおすすめ
Excelで行う営業管理は、安価に行える半面、入力や運用ルールを徹底しないと情報が共有されず、結果的に属人化してしまったり、データ活用できない状況に陥る不安があります。
営業に力を入れて、本気で売上を伸ばしていきたいと考えているならば、営業支援ツール、SFAを使って営業管理する方法ことをおすすめします。SFAを利用するメリットは次の3つです。
操作のしやすさ
SFAは直観的に使いやすいデザインでつくられていることが多く、全体的に入力や検索をしやすいのが特徴です。初心者でも操作しやすいものが多くあります。
入力の2度手間なく、情報共有しやすい
SFAは1度の情報入力で、各部署との情報共有や分析など様々な用途に活用できます。また、他ツールと連携できるものが多く、既に蓄積されたデータをそのまま使用しやすいのも特徴です。
無料がある
SFAは有料版が多いですが、無料版も存在します。無料版の特徴を理解して活用すれば、作業時間の短縮など、より無駄のない営業管理が実現できるかもしれません。
▼SFAでの営業管理については、下記の記事で紹介しています。
ferret OneのSalesforceダッシュボード公開！活用の鍵はマーケへのフィードバック？
エクセルでの営業管理に必要な準備
案件ひとつに関わる情報は膨大な量です。その全てを手当たり次第に記録しても、かえって混乱を招きます。何についての分析をしたいのか、その為にどういった情報をどういう形で記録していくのか明確にしましょう。
エクセルでできる営業管理の種類は、以下の4つがあります。
顧客管理
顧客管理とは、顧客に関する基本情報を管理することです。
会社名／住所／電話番号／担当者名／メールアドレスなどを始め、基本的な情報やよく使用する情報を項目にします。
▼エクセルでの顧客管理については、下記の記事もぜひ参考にしてください。
顧客データの管理方法とは？エクセルの使い方とおすすめツール7選
目標管理
目標管理とは、売上目標達成に向けての進行状況を管理することです。
売上目標はもちろん、達成に向けての施策や達成率など、目標金額に対して結果がどう出たのか、ひと目で分かる情報を項目にします。
行動管理
行動管理とは、営業活動の内容を管理することです。
初回訪問やクロージングなどの現状／商品の説明、その時にとった具体的な行動など、いつ何をしたのか振り返りやすい情報を項目にします。先方の反応など、気づきを自由に記入できる欄もあるとよいでしょう。
営業管理に使えるエクセルテンプレートおすすめ4選
ここからは営業管理に役立つおすすめのエクセルテンプレートを4つ紹介します。
Microsoft Office
Microsoftが提供している無料のテンプレート集です。「顧客管理」「売り上げ目標管理表」「ビジネス振り返りシート」など、営業管理に関するテンプレートが豊富です。
▼ダウンロードページ
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/business#coreui-banner-9g1yuqn
bizocean
国内最大級、3万件近くの書式テンプレートが揃うサイトです。フリーワードで検索すると、該当テンプレートが表示される仕組みになっています。
例えば「営業管理」で検索すると、職業ジャンルによってさまざまな形が用意されており、自社に適したデザインを探しやすいのが特徴です。
▼ダウンロードページ
https://www.bizocean.jp/doc/
エクセルカードHARI
日本アプリケーション開発が提供する、エクセルでデータ管理ができるソフトです。使用できる項目数などに応じて、無料版と有料版があります。
エクセルをそのまま使用するよりも、更に入力や編集がしやすいフォームになっており、使い勝手の良さが特徴です。
▼ダウンロードページ
https://www.excel-access-japan.com/?page_id=94
[文書] テンプレートの無料ダウンロード
エクセルやワードで使えるテンプレートが揃っています。同じ内容でレイアウトの異なるものが用意されているなど、カスタマイズしやすいのが特徴です。
▼ダウンロードページ
https://template.k-solution.info/2006/07/01_11.html
エクセルでの営業管理が自社に適しているか、慎重に見極めよう！
日常的に使われていて人気のあるエクセルですが、営業管理を行う際には、データ活用や属人化の面から注意点を押さえておくことが重要です。とくに、商談化・受注率を上げたいならば、エクセルではなくSFAなどの営業管理ツールを使うことをおすすめします。
営業管理ツールは、リード獲得・リード育成・リード管理と、BtoB企業がマーケティング・営業活動を体系立てて行うのに適した機能が搭載されているため、効率的に営業を行っていくことで商談化・受注を促してくれます。
自社のデータ管理の現状や、今後の運用方法などをよく考えたうえで、どういった方法での営業管理が最適なのか判断しましょう。
これまでの営業の方法を変えてリード・商談を増やしたい、売り上げを上げたい方は、ぜひ「ferret One」にご相談ください。課題を特定して、貴社にあった戦略と施策をご提案の上、伴走サポートいたします。
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