顧客リストの作成手順とは？必要性や管理方法を解説
顧客リストは、BtoBビジネスを行う上で欠かせません。顧客情報を管理するだけではなく、効果的に活用すれば成約率の向上や売上増加も見込めるでしょう。
そこでこの記事では、Excelを使った顧客リストの作成手順や必要性、マーケティングにおけるリスト活用法を解説します。顧客リストの重要性を再認識できますので、ぜひ最後まで読んで参考にしてみてください。
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目次[非表示]
顧客リストとは
顧客リストとは、自社で保有している顧客情報をまとめたリストのことです。顧客リストを作成しておくことで、自社の見込み顧客にメルマガやDMなどのマーケティングアプローチが可能になります。
営業やマーケティング活動の効率化に直結する顧客リストは、企業において重要な役割を果たすのです。
顧客リストの目的と必要性
顧客リスト作成の目的には、以下3つの目的があります。
- 顧客データの保管
- 顧客管理の効率化
- リストマーケティングへの活用
企業において重要な資料となる顧客リストの必要性を詳しく解説します。
顧客データの保管
顧客リストは顧客データの保管を適切に行うために必要な資料です。
顧客リストには他企業の情報だけではなく、担当者の名前やメールアドレスなどの個人情報が扱われます。そのため、顧客データをリスト化して適切に保管することで、情報漏洩の防止やプライバシーの守秘義務があるのです。
情報の取り扱いを誤ると、企業の信頼を落としかねません。顧客リストを作成して適切に管理できるようにしておきましょう。
顧客管理の効率化
顧客リストを作成してデータベースとして保管しておけば、顧客の情報量やデータ量が増加しても管理を効率的に行えます。データベースとは、情報の関係性を整理したデータの集合体のことです。
BtoBにおける顧客は企業にあたるため、企業情報の他にも担当者情報や対応履歴など、多様なデータ管理が必要です。そのため、情報が煩雑になり、データ管理の効率が悪くなる可能性があります。
しかし、顧客リストを作成してデータベース化しておけば、大量の顧客データを整理しつつも、必要なデータを必要なタイミングで抽出ができます。
煩雑になりがちな顧客データをデータベース化させた顧客リストで管理しておけば、マーケティングや営業活動でも効率的な運用ができるでしょう。
リストマーケティングへの活用
顧客リストは、マーケティングや営業などで必須と言えるほど重要な役割を持っています。
顧客リストに入力された企業は、何らかの機会で接点を持てた見込み顧客です。お問い合わせなどで獲得できた顧客情報であれば、自社の商品・サービスに興味関心を持っていると考えられるため、成約につなげるチャンスになります。
顧客リストをマーケティングや営業に活用できれば、商品・サービスの成約数の向上や売上増加などにも影響してくるでしょう。
Excelを利用した顧客リストの作成手順
顧客リストは普段から使用しているExcelでも作成できます。最近では顧客リストを作成するツールも増えてきましたが、ここでは、コストをかけずにリスト作成を行う手順を解説します。
手順は以下の5つです。
- リスト項目の決定
- 項目のデータベース化
- フィルタを付与
- 項目セルの固定
- 重複チェックの設定
順番に解説しますので、顧客リスト作成の参考にしてください。
リスト項目の決定
リスト項目とは顧客データを整理するための、以下のような項目のことです。
- 顧客番号
- 企業情報
- 担当者情報
- 対応履歴
- 成約履歴
- 備考
企業によって必要な情報は異なる場合もありますが、Excelを起動させたら以下の画像のように、1行目のセル内に項目を入力していきましょう。
リスト項目が決定し、入力が完了したら、現在企業内で保有している顧客情報を入力します。営業やマーケティングで顧客リストを活用する場合は、細かな情報が必要なため、できるだけ項目を詳細に入力するのがおすすめです。
項目のデータベース化
顧客情報をExcelに入力し終えたら、データベース化します。以下の画像のように、顧客情報が入力されたセルをすべて選択し、「ホーム」から右上の「テーブルとして書式設定」をクリックしてください。
顧客リストのデザインを選ぶ画面が表示されたら、好きなデザインを選択します。デザインはいつでも変更可能です。
デザインを選択すると、データベース化するセルの範囲を尋ねられます。はじめに情報が入力してあるセルをすべて選択しているため、そのまま「OK」をクリックしてください。
データベース内の設定やデザインの変更は「テーブル」から行えます。
以上で顧客情報のデータベース化は完了です。
書式設定でフィルタを付ける
次にリスト項目にフィルタを付与して、並び替えや検索をやりやすくします。1行目に入力しているリスト項目のセルをすべて選択し、「ホーム」から右上の「フィルター」を選択してください。
フィルターを付与すれば、以下の画像のようにセルの三角形マークをクリックするだけで、顧客情報の並び替えや検索を簡単に行えます。
フィルターの付与は以上です。他にも、データベースの関数を使用すれば、より細かで複雑なデータ管理も可能になります。
項目セルの固定
項目リストのセルを固定しておけば、縦スクロールをした場合でも、項目セルが動かなくなり、項目が隠れないためデータ入力がやりやすくなります。
セルを固定する方法は、「表示」から右上の「先頭行の固定」をクリックするだけで完了です。
以下の画像のように先頭行のセルが固定され、縦スクロールしてもリスト項目が隠れないようになりました。
他にも「ウィンドウ枠の固定」を使用すれば、選択した範囲を固定できるため、先頭行ではないセルを固定する際に役立ちます。
重複チェックの設定
顧客リストのデータ量が増えてくると、重複したデータがないかをチェックする必要があります。適切に情報を管理するためにも重複チェックは重要です。
ここでは以下の画像のように、「顧客番号10」の行を重複させてみましょう。
重複チェックの設定は「ホーム」から右上の「条件付き書式」を選択します。次に「セルの強調表示ルール」を選択し、「重複する値」をクリック。
「新しい書式ルール」という画面が表示されますので「OK」をクリックしましょう。
すると、以下の画像のように情報が重複している箇所が赤く表示されました。このように、重複チェックを行えば、顧客リストを効率的に管理でき、効果的なリスト活用が可能になります。
重複データを削除する場合は「データ」から右上の「重複を削除」で行えます。
以上で重複チェックの設定は完了です。
顧客リスト作成での注意事項
顧客リストを作成する際、特に注意すべき点は以下の2つです。
- 運用ルールを設けておく
- セキュリティを強化しておく
以下で解説する注意点をおさえて、思わぬトラブルに発展しないよう注意しましょう。
運用ルールを設けておく
まずは顧客リストの運用ルールを明確に決めておきましょう。Excelはファイルで補完されるため、入力後や修正後の保存は自動的には共有されません。そのため、顧客リストの漏れや重複が多くなり効果的に活用できなくなる可能性もあります。
対策例として、ExcelファイルをGoogleドライブなどのクラウドツールで保管する方法があります。クラウド上で入力・修正などを行えば新しい顧客リストの状態を共有しやすくできるようになるでしょう。
また、部署ごとでの運用ルールも把握するようにしておくのがおすすめです。部署ごとで顧客リストの作成方法や運用が異なる場合があります。社内で共有した運用ルールを設けておけば、顧客となる企業担当者が部署移動した場合でも柔軟に対応できるでしょう。
セキュリティを強化しておく
顧客リストは企業や個人の情報が入力されているため、情報漏洩を防ぐためにもセキュリティ対策は強化しておきましょう。
ファイル形式で管理する場合は、個人のパソコンに顧客リストが保存されるため、社員には会社専用のパソコンを渡すなども検討する必要があります。また、クラウドでの管理においても、ウィルスバスターなどのセキュリティ対策は必ず行いましょう。
顧客リストのマーケティング活用例
顧客リストのマーケティング活動における活用例として、ABM（アカウントベースドマーケティング）を紹介します。
そもそもABMとは、BtoBマーケティング戦略のひとつで、自社にとって優良な企業をターゲティングしてマーケティングや営業活動を進める手法です。
企業で作成しているホワイトペーパーや営業資料をダウンロードした企業をリストアップし、自社の商品・サービスにより興味関心のある顧客を絞り込みます。より成約する確度の高い見込み顧客のみに絞り込むことで、効率的かつ効果的なマーケティングが可能になり、売上の増加にもつながるでしょう。
また、一度成約した企業をターゲットとして、別事業部への商品・サービスを展開するクロスセル戦略や、より進化した新商品を訴求するアップセル戦略も可能です。
顧客リストを有効活用すれば、商品・サービスへの訴求方法は今よりもさらに広がり、企業成長につながるでしょう。
▼ABMについては、こちらの記事でも紹介しています
→ABMとは？BtoBマーケティングでの成功事例とおすすめツール
顧客情報の獲得・管理・活用ならCMSがおすすめ
顧客リストは増やし、活用する仕組みを作らなければ意味がありません。Excelを使った顧客リストの作成や運用に不自由さや不便さを感じた場合は、さらに効率的に顧客リストの作成・活用を行えるツールとしてCMSの導入を検討してみましょう。
CMS（Contents Management System）とは、コンテンツ・マネジメント・システムの略称で、Webサイト内のコンテンツを管理するシステム。簡単に言うと、コーディングができなくても、Webサイト制作を行えるようにするツールです。
CMSで顧客リストを管理するメリット
Webから来たお問い合わせをそのまま同じツール（CMS）で管理することで、集客からアプローチまで一元化できるため、効率よくマーケティング業務が行えます。
そのため、顧客管理、メール配信などマーケティング機能のついたCMSが増えています。
Webサイトのお問い合わせから顧客情報を獲得し、自動でリスト化、そこからメール配信でアプローチしたり、顧客の行動分析を行っていくなど、顧客育成に役立つ機能が豊富に搭載されています。
CMSで顧客管理を行う方法
まずは顧客管理機能のあるCMSを選びましょう。
例えば、弊社の「ferret One」もMAとCMSが一体型になったツールです。Webサイト上で見込み顧客の管理・分析が可能になるため、マーケティング活動の効率化やコスト削減につながります。
メールマーケティングやLPの作成、登録フォーム作成なども利用できるため、見込み顧客獲得から顧客リストの管理、顧客育成などが行えるのがferret Oneの魅力です。
顧客情報の獲得・管理、活用に悩みを抱えている方は、ぜひ検討してみてください。
▼ferret One
https://ferret-one.com/
顧客リストを活用してマーケティングを強化しよう
顧客リストはExcelでも作成可能で、顧客情報の管理だけでなくマーケティング活動の効率化にも役立てられる資料です。
ただし、Excelで顧客リストを作成した場合は運用ルールやセキュリティ対策なども自分たちで行わなければいけないため注意が必要です。顧客リストを効果的に活用して、自社のマーケティングを強化しましょう。
もしもリード獲得・育成、営業管理にお悩みなら「ferret One」がおすすめです。
ferret Oneは、マーケティング・営業体制の戦略設計や各種施策の伴走支援などBtoB事業の成果を最大化するサポートを行います。ご興味のある方はぜひ資料をご覧ください。
