顧客リストの作成手順とは？必要性や管理方法を解説
顧客リストは、BtoBビジネスを行う上で欠かせません。顧客情報を管理するだけではなく、効果的に活用すれば成約率の向上や売上増加も見込めるでしょう。
そこでこの記事では、Excelを使った顧客リストの作成手順や必要性、マーケティングにおけるリスト活用法を解説します。
さらには、データ量が増えてExcelでは顧客リストが作成しづらくなった場合のステップアップ先はまでご紹介します。
ぜひ最後まで読んで参考にしてみてください。
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→BtoBの営業活動を デジタルを使って効率化する方法
目次[非表示]
顧客リストとは
顧客リストとは、自社で保有している顧客情報をまとめたリストのことです。顧客リストを作成しておくことで、自社の見込み顧客にメルマガやDMなどのマーケティングアプローチが可能になります。
営業やマーケティング活動の効率化に直結する顧客リストは、企業において重要な役割を果たすのです。
顧客リストの目的と必要性
顧客リスト作成の目的には、以下3つの目的があります。
- 顧客データの保管
- 顧客管理の効率化
- リストマーケティングへの活用
企業において重要な資料となる顧客リストの必要性を詳しく解説します。
顧客データの保管
顧客リストは顧客データの保管を適切に行うために必要な資料です。
顧客リストには他企業の情報だけではなく、担当者の名前やメールアドレスなどの個人情報が扱われます。そのため、顧客データをリスト化して適切に保管することで、情報漏洩の防止やプライバシーの守秘義務があるのです。
情報の取り扱いを誤ると、企業の信頼を落としかねません。顧客リストを作成して適切に管理できるようにしておきましょう。
顧客管理の効率化
顧客リストを作成してデータベースとして保管しておけば、顧客の情報量やデータ量が増加しても管理を効率的に行えます。データベースとは、情報の関係性を整理したデータの集合体のことです。
BtoBにおける顧客は企業にあたるため、企業情報の他にも担当者情報や対応履歴など、多様なデータ管理が必要です。そのため、情報が煩雑になり、データ管理の効率が悪くなる可能性があります。
しかし、顧客リストを作成してデータベース化しておけば、大量の顧客データを整理しつつも、必要なデータを必要なタイミングで抽出ができます。
煩雑になりがちな顧客データをデータベース化させた顧客リストで管理しておけば、マーケティングや営業活動でも効率的な運用ができるでしょう。
リストマーケティングへの活用
顧客リストは、マーケティングや営業などで必須と言えるほど重要な役割を持っています。
顧客リストに入力された企業は、何らかの機会で接点を持てた見込み顧客です。お問い合わせなどで獲得できた顧客情報であれば、自社の商品・サービスに興味関心を持っていると考えられるため、成約につなげるチャンスになります。
顧客リストをマーケティングや営業に活用できれば、商品・サービスの成約数の向上や売上増加などにも影響してくるでしょう。
Excelを利用した顧客リストの作成手順
顧客リストは普段から使用しているExcelでも作成できます。最近では顧客リストを作成するツールも増えてきましたが、ここでは、コストをかけずにリスト作成を行う手順を解説します。
手順は以下の5つです。
- リスト項目の決定
- 項目のデータベース化
- フィルタを付与
- 項目セルの固定
- 重複チェックの設定
順番に解説しますので、顧客リスト作成の参考にしてください。
リスト項目の決定
リスト項目とは顧客データを整理するための、以下のような項目のことです。
- 顧客番号
- 企業情報
- 担当者情報
- 対応履歴
- 成約履歴
- 備考
企業によって必要な情報は異なる場合もありますが、Excelを起動させたら以下の画像のように、1行目のセル内に項目を入力していきましょう。
リスト項目が決定し、入力が完了したら、現在企業内で保有している顧客情報を入力します。営業やマーケティングで顧客リストを活用する場合は、細かな情報が必要なため、できるだけ項目を詳細に入力するのがおすすめです。
項目のデータベース化
顧客情報をExcelに入力し終えたら、データベース化します。以下の画像のように、顧客情報が入力されたセルをすべて選択し、「ホーム」から右上の「テーブルとして書式設定」をクリックしてください。
顧客リストのデザインを選ぶ画面が表示されたら、好きなデザインを選択します。デザインはいつでも変更可能です。
デザインを選択すると、データベース化するセルの範囲を尋ねられます。はじめに情報が入力してあるセルをすべて選択しているため、そのまま「OK」をクリックしてください。
データベース内の設定やデザインの変更は「テーブル」から行えます。
以上で顧客情報のデータベース化は完了です。
書式設定でフィルタを付ける
次にリスト項目にフィルタを付与して、並び替えや検索をやりやすくします。1行目に入力しているリスト項目のセルをすべて選択し、「ホーム」から右上の「フィルター」を選択してください。
フィルターを付与すれば、以下の画像のようにセルの三角形マークをクリックするだけで、顧客情報の並び替えや検索を簡単に行えます。
フィルターの付与は以上です。他にも、データベースの関数を使用すれば、より細かで複雑なデータ管理も可能になります。
項目セルの固定
項目リストのセルを固定しておけば、縦スクロールをした場合でも、項目セルが動かなくなり、項目が隠れないためデータ入力がやりやすくなります。
セルを固定する方法は、「表示」から右上の「先頭行の固定」をクリックするだけで完了です。
以下の画像のように先頭行のセルが固定され、縦スクロールしてもリスト項目が隠れないようになりました。
他にも「ウィンドウ枠の固定」を使用すれば、選択した範囲を固定できるため、先頭行ではないセルを固定する際に役立ちます。
重複チェックの設定
顧客リストのデータ量が増えてくると、重複したデータがないかをチェックする必要があります。適切に情報を管理するためにも重複チェックは重要です。
ここでは以下の画像のように、「顧客番号10」の行を重複させてみましょう。
重複チェックの設定は「ホーム」から右上の「条件付き書式」を選択します。次に「セルの強調表示ルール」を選択し、「重複する値」をクリック。
「新しい書式ルール」という画面が表示されますので「OK」をクリックしましょう。
すると、以下の画像のように情報が重複している箇所が赤く表示されました。このように、重複チェックを行えば、顧客リストを効率的に管理でき、効果的なリスト活用が可能になります。
重複データを削除する場合は「データ」から右上の「重複を削除」で行えます。
以上で重複チェックの設定は完了です。
Excelでのデータ入力ルール作り
Excelで顧客データを入力する際は、いくつか守るべきルールがあります。
まず、フィルターやソート機能を正しく動作させるために、項目名は横方向に、データは縦方向に入力しましょう。
次に、データ同士の間に空白の行やセルを作らないことが重要です。
空白があるとデータが途切れて認識され、検索や抽出がうまく機能しなくなる恐れがあります。
また、表の上に「顧客リスト」などのタイトルをつける場合は、タイトルと表の間に必ず1行以上の間隔をあけるようにしてください。
顧客リスト作成での注意事項
顧客リストを作成する際、以下について特に注意しましょう。
- 運用ルールを設けておく
- セキュリティを強化しておく
- 顧客情報を定期的に更新する
以下で解説する注意点をおさえて、思わぬトラブルに発展しないよう注意しましょう。
運用ルールを設けておく
まずは顧客リストの運用ルールを明確に決めておきましょう。Excelはファイルで補完されるため、入力後や修正後の保存は自動的には共有されません。そのため、顧客リストの漏れや重複が多くなり効果的に活用できなくなる可能性もあります。
対策例として、ExcelファイルをGoogleドライブなどのクラウドツールで保管する方法があります。クラウド上で入力・修正などを行えば新しい顧客リストの状態を共有しやすくできるようになるでしょう。
また、部署ごとでの運用ルールも把握するようにしておくのがおすすめです。部署ごとで顧客リストの作成方法や運用が異なる場合があります。社内で共有した運用ルールを設けておけば、顧客となる企業担当者が部署移動した場合でも柔軟に対応できるでしょう。
セキュリティを強化しておく
顧客リストは企業や個人の情報が入力されているため、情報漏洩を防ぐためにもセキュリティ対策は強化しておきましょう。
ファイル形式で管理する場合は、個人のパソコンに顧客リストが保存されるため、社員には会社専用のパソコンを渡すなども検討する必要があります。また、クラウドでの管理においても、ウィルスバスターなどのセキュリティ対策は必ず行いましょう。
顧客情報を定期的に更新する
顧客リストに登録された情報は、定期的に最新の内容へアップデートすることが重要です。
担当者の異動やオフィスの移転など、企業の情報は常に変化しています。
古い情報のまま放置していると、郵送物が届かなかったり、前任者に連絡してしまったりと、トラブルや機会損失を招く恐れがあります。
運用する中で追加や変更が生じた場合は速やかに反映し、常に最新のデータベースを維持する仕組みを整えておきましょう。
顧客リストのマーケティング活用例
顧客リストのマーケティング活動における活用例として、ABM（アカウントベースドマーケティング）を紹介します。
そもそもABMとは、BtoBマーケティング戦略のひとつで、自社にとって優良な企業をターゲティングしてマーケティングや営業活動を進める手法です。
企業で作成しているホワイトペーパーや営業資料をダウンロードした企業をリストアップし、自社の商品・サービスにより興味関心のある顧客を絞り込みます。より成約する確度の高い見込み顧客のみに絞り込むことで、効率的かつ効果的なマーケティングが可能になり、売上の増加にもつながるでしょう。
また、一度成約した企業をターゲットとして、別事業部への商品・サービスを展開するクロスセル戦略や、より進化した新商品を訴求するアップセル戦略も可能です。
顧客リストを有効活用すれば、商品・サービスへの訴求方法は今よりもさらに広がり、企業成長につながるでしょう。
▼ABMについては、こちらの記事でも紹介しています
→ABMとは？BtoBマーケティングでの成功事例とおすすめツール
Excelで顧客リストを管理するデメリット
Excelは手軽に顧客リストを作成できる便利なツールですが、本格的な運用を行う上ではいくつかのデメリットやリスクも存在します。
顧客情報が増加した際の管理や、セキュリティ面の懸念など、気をつけなければならないポイントがあります。
本格的な運用を始める前に、あらかじめ以下の課題を理解しておきましょう。
同時作業やリアルタイム共有が難しい
Excelファイルは個人のパソコンや特定のフォルダに保存されることが多く、複数人で同時に編集作業を行うのが困難です。
リアルタイムで数値を更新したり、チーム内で即座に最新情報を共有したりすることが難しいため、業務に遅延が生じる可能性があります。
マーケティング部門や営業部門が連携して素早くアプローチをかける際にも、最新の状況が反映されていないとタイムラグが発生しやすくなります。
複数人での情報共有を重視する場合は、ツールの導入なども検討する必要があります。
データ増加による動作遅延と破損リスク
管理する顧客の数が増えてデータ量が膨大になると、Excelの動作が重くなり、検索や抽出の効率が著しく低下します。
自分が欲しい情報を抽出するまでに時間がかかり、業務効率を落とす原因になります。
また、ファイルサイズが大きくなると突然ファイルが破損して開けなくなり、保存前の重要な情報が失われるリスクも高まります。
データが増加した場合は、不要なデータを削除したり、定期的にバックアップを取るなどの対策が不可欠です。
無許可コピーによる情報漏洩の懸念
顧客リストには、担当者の名前や電話番号など、重要な個人情報が多数含まれています。
ExcelファイルはUSBメモリへの保存やメールへの添付が容易に行えるため、無許可でコピーして外部に持ち出されるリスクがあります。
ファイルの複製や持ち出しによる情報漏洩が発生すれば、企業の信用を大きく損なう事態になりかねません。
パスワードでアクセス権限に制限をかけたり、ファイルの複製を禁止する社内ルールを設けたりするなど、厳重なセキュリティ対策が求められます。
顧客数が増えるとメールや架電リストなどの活用が手間になる
顧客情報が膨大な量になると、Excelなどの手動管理では限界が生じます。
特にメール配信や電話でのアプローチを行う際、最新のリストを抽出して各ツールへ移行させる作業は非常に手間がかかります。
手入力やコピー＆ペーストを繰り返す運用は、人為的なミスを招くだけでなく、営業活動のスピード感を著しく損なわせる要因です。
また、対応履歴がリアルタイムで反映されない環境では、すでに連絡済みの顧客へ重複して架電してしまうなどの非効率な事態も起こり得ます。顧客数に比例して増大する事務作業を効率化するためには、管理方法そのものを見直す必要性が高まります。
顧客リストをマーケ・営業で活用するならMAツール・SFA/CRMツールが必須
Excelでの管理は手軽である反面、先ほど開設したようなデータの蓄積に伴う工数の増大や複数人による同時編集が難しいといった課題が生じがちです。
顧客情報をより戦略的に管理し、営業活動やマーケティングの成果を最大化させたい場合には、専用ツールの導入が欠かせません。こうした課題を解決するのが、MAツールやSFA/CRMツールです。
関連記事：MA・SFA・CRMの違いとは？各ツールの特徴と連携するメリット
顧客リストをナーチャリングで活用したいなら、MAツール
MAツールは、見込み顧客の行動履歴を可視化し、興味関心の度合いに応じた最適なタイミングでのアプローチを自動化することに長けています。
特にWebサイトの閲覧履歴やメールの開封状況をスコアリングできるため、顧客一人ひとりの検討フェーズに合わせた情報提供が可能です。
これにより、膨大な顧客リストの中から今すぐアプローチすべき層を効率的に抽出できます。
手動では困難なきめ細やかなリードナーチャリングを実現し、成約確度の高い状態へ引き上げてから営業部門へ引き渡せるようになります。顧客との接点を中長期的に維持し、商談機会を最大化させるための強力な基盤として機能します。
関連記事：【2026年最新】MAツール比較10選！運用タイプ別にわかる診断チャート付き
顧客リストを商談で活用したいなら、SFA/CRMツール
商談を有利に進めるためには、過去の商談履歴や顧客の反応を正確に把握し、チーム全体で共有することが不可欠です。そこで役立つのが、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）ツールです。
これらのツールは、単なる連絡先リストを超え、商談の進捗状況や提案内容、顧客が抱える課題といった詳細なデータを一元管理します。クラウド上でリアルタイムに更新されるため、担当者以外のメンバーでも即座に最新情報を把握でき、組織としての対応力を高めることが可能です。
データに基づいた戦略的なアプローチが可能になるため、個人の経験に頼らない質の高い商談を実現し、成約率の向上に大きく寄与します。自社の商談プロセスを最適化したい場合に最適な選択肢です。
顧客リストを活用してマーケティングを強化しよう
顧客リストは、自社の状況や目的に応じて最適な管理方法を選ぶことが大切です。
少人数のチームで情報を共有する頻度が少なく、コストを抑えて手軽に管理を始めたいのであればExcelでも問題ありません。基本的な情報の保管や、小規模なリスト運用であればExcelでも十分に機能します。
一方で、複数の部署でリアルタイムに情報を共有し、顧客の行動に合わせたメール配信の自動化や、詳細な商談履歴に基づく戦略的な営業活動を行いたい場合は、MAやSFA、CRMツールの導入が不可欠です。データ量が増えても動作が安定し、高度なセキュリティ環境で情報を守りながらマーケティングを強化できます。
もしも、今の顧客リストの作り方がうまくいかないという場合は、作成方法やツールを見直してみることをおすすめします。
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