法人向け名刺管理ソフトの選び方とは？活用のメリットと失敗しない方法

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャナやスマホから取り込んでデータ化し、一元管理できるツールです。

ソフトの機能は多岐に渡るため、用途に合ったソフトを選ばないと、導入したもののうまく使いこなせません。自社に合ったものを選べれば、情報共有のスピードアップや、営業活動の活用に大いに役立つでしょう。

この記事では、名刺管理ソフトのメリットや注意点、ソフトの比較までを詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトのメリットは以下の通りです。

必要な情報をすぐに呼び出せる

名刺を管理する場合、紙の場合だと整理や検索に時間がかかり非効率です。しかし、名刺管理ソフトを使えば、名刺を読みこむだけで自動的に一元管理され検索が簡単になります。

同じ名詞を登録したとしても、自動で重複を判別し、適切に処理されます。スマホやタブレットからもアクセスできるので外出先でもすぐにデータを呼び出せます。

保管スペースが節約できる

紙の名刺が増えていくと、どんどんスペースが取られてしまいます。名刺管理ソフトでは、クラウド内などでまるごと管理するので、保管スペースの節約が可能です。

社内で情報共有ができる

担当者ごとに個人で名刺を管理していると、同一の名刺が社内に何枚も存在したり、相手方が異動していたという情報のズレが生じたりしてしまうこともあります。

しかし、情報共有機能のあるソフトを使えば、重複せず、最新の名刺情報を確認できるのです。

名刺管理ソフトの注意点

名刺管理ソフトを使用する上での注意点は以下の通りです。

登録作業に手間取る

名刺をスキャンしてデータベースに登録する作業は、枚数が多ければ多いほど時間がかかります。特に1日に何件も名刺交換する営業担当者は、慣れるまでに手間を感じてしまうでしょう。

そのため、導入前に営業担当者にテスト運用してもらうことをおすすめします。

情報漏洩のリスクがある

無料のソフトの場合、ダウンロード時に名刺情報へのアクセス権を求められます。アクセス権を認めると個人情報を勝手に利用できてしまい、名刺情報を抜き取られてしまうケースがあるのです。

有料ソフトの場合は、セキュリティ対策がされています。

こまめに情報更新する必要がある

相手方が転職していたり、部署移動していたりして必要なときに連絡が取れなくなってしまうことがあります。情報のズレが生じないためにも、こまめに情報更新する必要があります。

ソフトによってはまとめて名刺登録できるものもありますが、「あとでまとめて登録しよう」と思って溜め込んでしまうことがないように、ルールを決めてこまめに登録作業を行いましょう。

名刺管理ソフトを選ぶ時のチェックポイント

名刺管理ソフトを選ぶ際、チェックしたほうがよいポイントは以下の通りです。

クラウド型かオンプレミス型か

法人向けの名刺管理ソフトは「クラウド型」か「オンプレミス型」の2種類に分類されます。

「クラウド型」は提供会社と契約した上でインターネットを経由して利用します。自動的にアップデートされるため、常に最適な環境下で管理でき、ネット環境があればいつでもどこでも利用可能です。

一方「オンプレミス型」は自社の施設内に機器を置いてシステムを運用します。利用するにはサーバーや機器を設置する必要があるため初期費用がかかりますが、ランニングコストが少なくカスタマイズや他システムとの連携がしやすいのが特徴です。

既存のシステムと連携が容易か

近年では、業務効率化として営業支援ツールや顧客管理ツールを導入する企業が増えてきています。名刺管理ソフトと相互連携させれば、営業や顧客管理の業務を効率化することが可能です。

ただし、ソフトによっては、連携できる機能がついていない場合もあります。システムと連携できる名刺管理ソフトを選びましょう。

コストパフォーマンスが良いか

高額なソフトほどハイテクな機能を備えており、十分に使いこなせば費用対効果が低くなります。名刺管理だけできれば場合はリーズナブルなソフトを選んでもいいでしょう。

名刺管理だけでなく、さまざまな支援ツールとして活用したい場合は、少々割高になっても多彩な機能がついたソフトをおすすめします。

セキュリティ対策が施されているか

安全かどうかの目安となるのが「プライバシーマーク」です。個人情報保護の体制ができていると認定された事業者に与えられるので信頼性が高く、このマークがあるソフトなら安全です。

名刺管理ソフトの中には、ユーザー側でIPアドレス制限がかけられるものがあります。外部からのアクセスをシャットアウトし、データの持ち出し予防ができます。

無料の名刺管理ソフト3選

無料の名刺管理ソフトの中で、とくにおすすめできるものを3種類ご紹介します。

ユーザー数200万人「Eight」

Eightは、ユーザー数は200万人を越えており、国内トップクラスのシェア率を誇る名刺管理ソフトです。写真を撮るだけで登録からグルーピングまで行ってくれる使い勝手の良さが評判です。

メッセージ送信機能やフィード機能もあり、SNSとしても活用できます。注意点としては、検索機能があるので、知らない人から名刺交換リクエストがくることがあります。検索をされたくない方は、リクエスト受信対象を「知り合いのみ」に設定しましょう。

Eightユーザーが周りに多い方や、名刺交換をした相手とすぐにやりとりをしたい方におすすめです。

▼公式サイト：https://8card.net/

無駄がなくてシンプル「myBridge」

myBridgeは、LINE社が提供している名刺管理に特化したツールで、無駄な機能がないシンプルな名刺管理ソフトです。

GoogleマップやLINE通話との連携機能、エクセル形式でダウンロードできる点などが大きな魅力です。シンプル機能が特徴ゆえにデータ連携に乏しい面がありますが、名刺管理だけを行いたい方は、特に気にならないでしょう。

費用をかけずに名刺管理ソフトを導入したい、もしくは名刺管理機能だけ使いたい企業や、名刺データをCSV形式ファイルで出力して活用したい部署におすすめです。

▼公式サイト：https://jp.mybridge.com/home

複数の名刺を同時登録「wantedly people」

wantedly peopleは、複数の名刺を同時に撮影して登録できる点が特徴です。

アプリ内に「話題」という相手に関連した情報が表示される機能があり、スピーディーな名刺登録だけでなく、コミュニケーションをとるきっかけになるような有効な情報を提供してくれます。

他のソフトと比べて撮影した名刺の画質が粗めだったり、読み取った文字の認識能力が低いこともありますが、名刺登録からコミュニケーションまでスムーズに移行できます。名刺交換をする機会が多い方に向いているソフトです。

▼公式サイト：https://people.wantedly.com/

有料の名刺管理ソフト4選

有料の名刺管理ソフトの中で、特におすすめのものを紹介します。

国内シェアNo.1「Sansan」

名刺をスキャンして会社全体で共有できるクラウドサービスは数々ありますが、Sansanは国内シェアNo.1と評判のよいサービスです。

ほぼ100％の精度で名刺をデータ化することが可能で、スキャナーは100枚の名刺をたった5分でスキャンできます。また自動名寄せ機能でデータベースを構築し人の繋がりを分析できるので、名刺交換した人とは違う部署の人でも、人脈情報を活かした営業が可能です。

金融機関でも使われるほどの世界最高レベルのセキュリティを導入しているので、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

料金形態は、「Lite･Standard･DX」と大きく3種類に分けられます。明確な料金はなく、企業の規模・利用頻度などから見積もりをしていきます。専用スキャナーは1台につき月額1万円かかります。

専用スキャナでしかスキャンができないので、オフィスの広い会社は、スキャナーを複数台導入するか、スキャナーまで都度移動する必要があります。セキュリティ対策を重視しているので、安心し信頼して活用したい企業や、大企業との取引が多く名刺管理の手間が多い部署におすすめです。

▼公式サイト：https://jp.sansan.com/

kintoneとの相性抜群「アルテマブルー」

アルテマブルーは、ビジネスの現場を理解した上で研究・開発された機能と、使いやすい操作性が特徴です。取り込んだデータをもとに人脈マップを形成したり、名刺をグルーピングしリスト抽出したりできます。

初期費用はID数を問わず0円で、月額費用2,750円/IDです。1つのIDから契約できます。最低契約期間は12か月で、追加ストレージ(5000枚ごと/ID)は550円/月です。IP制限は55,000円/回(初期設定·追加設定の際に発生する費用)です。

多くの名刺を一気にデータ化する際、他の名刺管理ソフトに比べると時間がかかりますが、外部サービスとの連携が充実しています。自社仕様にサービスをカスタマイズしたい企業や、クラウドサービス「kintone」との相性が抜群なので、すでに活用している部署におすすめです。

▼公式サイト：https://ultimablue.jp/

営業支援も同時にできる「ホットプロファイル」

ホットプロファイルは、名刺管理と営業支援が同時に行えるシステムを備えています。たとえば、メール送信後の反応を数字やグラフで可視化できる機能があります。

スキャナーやスマートフォンのカメラを利用して手軽に名刺画像をスキャンできるだけでなく、専任のオペレーターにより手入力で情報がデータ化され一元管理されます。さらに営業活動の状況と紐付けた状態で管理することも可能です。

基本パックは1ユーザーにつき月額費用 3,300円、営業支援ツールが加わったSFAパックは1ユーザーにつき月額費用5,500円です。追加有料オプションで、日経人事情報連携オプションやホットプロファイルウェビナーなどがあります。

カメラで名刺画像を読み取る際に適切に情報を読み取れなかったり、データ修正に時間がかかったりする可能性がありますが、名刺管理ソフトに＋αの機能が欲しい企業や初期費用やランニングコストを抑えたい部署におすすめです。

▼公式サイト：https://www.hammock.jp/hpr/

多彩な機能が搭載「Knowledge Suite」

Knowledge Suiteは、SFAやCRM以外にもグループウェアや名刺管理ツールなど、多彩な機能が搭載されています。

また1企業ごとの契約のため、ユーザー数が増えても、容量を増やさない限りコストが増えることはありません。セキュリティ設定が柔軟にできるところも大きな特徴です。

グループウェア（3GBまで）を利用する場合は月額6,000円、SFAスタンダードプラン（5GBまで）では月額50,000円と明確な料金形態です。多機能であるため、使いこなすまでに時間がかかる場合があります。

データ容量に応じて料金が決まるので、繁忙期と閑散期がはっきりしている企業や、情報の公開範囲が設定可能なので共有の区別をしたい部署におすすめです。

▼公式サイト：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/

名刺管理ソフト選びでよくある失敗例

名刺管理ソフトを選ぶ際に、よくある失敗例をご紹介します。

連携できる機能が少なくて不便

「多彩な機能が良いと思ったが、いざ使うとなると連携できる機能が少なかった」「追加オプションで結局コストがかさんでしまった」という声があります。

事前にソフトを導入する理由やメリット、活用方法を明確にしておくことで、自社に適切なソフトを選択できるでしょう。

社内になかなか浸透しない

急にソフトを導入することになり、紙で管理をしていた営業担当が戸惑うことがあります。事前にトライアルやプレゼンを積極的に行い、実際に利用する人とすり合わせておくと良いでしょう。

説明不足による「使いにくい」「手間がかかる」といった印象を持たれないように注意しましょう。

名刺管理ソフトをうまく活用しよう

名刺管理ソフトを導入する際にはどのような目的で使うか、実際に使う人がどのような機能を求めているのか、その上でコストを考えながら社内で相談しながら決めるといいでしょう。

個人、法人問わず希望に沿った名刺管理ソフトを導入すれば、仕事の効率も大きく上がります。ぜひ自社に適切な名刺管理ソフトを検討してください。

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