ウェビナー（オンラインセミナー）を開催するなら？ ferret Oneの取り組みを大公開

ferret Oneでは、「BtoBマーケティング」についての無料セミナーを定期的に開催しています。

弊社（株式会社ベーシック）のイベントスペースにて、下記のような集合型セミナーで行うのが通常パターンです。

（株式会社ベーシック　イベントスペース）

最近では、遠方にお住まいの方や、どうしても時間の都合がつかない方から「参加したい」という声をいただくようになり、2019年12月からはウェビナー※（オンラインセミナー）を並行して開催するようになりました。

また、新型コロナウイルスの広がりを受けて、2020年3月からは全てのセミナーをウェビナー形式での開催を行なっています。

このタイミングで、新たにウェビナーの実施を検討される担当者の方も多いのではないでしょうか。この記事では、ferret Oneでこれまで取り組んできた「ウェビナーを開催する上でのポイント」をお伝えします。少しでも、皆様のお役に立てば幸いです。

※ウェビナーとは

ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を組み合わせた造語です。インターネット上で実施するセミナーや講演会・講義、研修のことを意味します。

お答えするのはこの人たち！

河村 和紀（かわむら かずき）

株式会社ベーシック　SaaS事業部　マーケティング部　マーケティングマネージャー

新卒で入った外資系人材紹介会社から、創業期の株式会社ベーシックに転職。サイト運用・商品企画・新規事業立ち上げなどに幅広く携わるなか、イチから手掛けたイベントが、累計来場者数70,000人を超える日本最大級の規模に成長。社長のムチャ振りで担当することになったBtoBセミナーは、今や開催250回以上を数え、気が付けば月に何度も登壇する日々を送っている。
Twitterのアカウントは@Kawamura_KZK

野口 知佐（のぐち ちさ）

株式会社ベーシック　SaaS事業部　マーケティング部　イベントグループ

2016年に株式会社ベーシックに入社。ferret Oneのインサイドセールス、フィールドセールスを経験後、マーケティング部へ。現在は展示会やセミナーなどのオフラインマーケティングを中心に担当。
Twitterのアカウントは @amakokeshi

Q.ferret Oneがウェビナー開催に使っている配信ツールと、その選定理由は何ですか？

ferret Oneでは「コクリポ」という配信ツールを使っています。

カスタマーサクセスチームでも、既存顧客向けウェビナーを開催する際に使っており、次の点でメリットを感じています。

1．参加者がログインしやすい

ログイン方法が複雑だったり、アプリインストールが必要だったりすると、途端に「ウェビナーに申し込むまでの敷居」が上がってしまいます。

その結果「お申込みが増えない」「ログイン方法に関するお問い合わせが増え、対応が煩雑になる」といった、いわゆる「ウェビナーの壁」にぶつかります。見込み顧客となる方のネットリテラシーがよほど高くない限り、まずはログインのしやすさで選定することをおすすめします。

コクリポは「名前」「メールアドレス」さえあれば、個別ログインが可能なので、アプリのインストールは不要です。

2．参加者へのリマインドメール機能がある

指定された会場に向かうセミナーと違い、ウェビナーは場所を移動する必要がありません。気軽な気持ちでお申込みができる一方で、不参加の割合も多くなりがちです。予定を忘れられないようにしたり、モチベーションを保ってもらったりする工夫が必要となります。

コクリポには、自動でリマインドメールが送られる機能があるので便利です。

3．参加者管理がツール内で完結する

コクリポでは、ツール内で参加者情報が管理できることに加え、当日の参加状況もツール上でわかります。申し込みをされた方が「参加したか」「いつ入室・退出したか」がリアルタイムで見られるので、プレッシャーもありますね。(笑)

また、これらの情報をCSVファイル形式で抽出することが出来るので、ウェビナーが終わった後に参加状況などが分析がしやすい点でも、助かっています。

4．チャット機能がある

参加者の方との距離感を縮めるために、チャット機能があることも魅力。リアルタイムで話している感覚になり、距離感が近くなります。

チャットの利用を活性化させるために、ウェビナーの最初に参加者の皆さんに「僕の声が聞こえますか？ 聞こえていればチャットに『聞こえている』と書いてください」とお伝えしています。これにより、参加者の通信状況を確認すると共に、まず「チャットを使う」という行為に慣れていただくことができます。

ウェビナー中は、チャット機能で随時質問を受けつけています。ただし、その場ですべてお答えすると話が脱線してしまうこともあり、時間もかかってしまうので、基本的には質問はウェビナーの後半にまとめて答える形式を取っています。

5. ウェビナー完了画面で任意のWebページが表示できる

デフォルトのWebアンケート以外に、自分たちで指定したWebページを完了画面に表示できるカスタマイズ性も魅力です。弊社では、自社のフォーム作成ツール「formrun」で作ったWebアンケートのページに飛ばしています。

Q.ウェビナー開催の準備は、どんなことをしていますか？

開催の2カ月前に、テーマ決めをします。テーマが決まったら、情報収集と資料作り。これが開催の1ヵ月前になります。ウェビナーの時間は40分で、スライドは40～50枚を目安に準備しています。

3週間ほど前から、FacebookをはじめとしたSNSやメール等で外部告知し、募集開始。3日前、2日前、3時間前には、コクリポから自動でリマインドメールをお送りしています。

Q.ウェビナーに向いている、開催テーマの決め方はありますか？

ウェビナーに特化した内容を新しく作る前に、まずはいつも使っているセミナー資料で、ウェビナーそのものに慣れていくのがおすすめです。

既存の人気セミナーを、ウェビナー用に短くまとめた「サマリー版」から始めるのがいいでしょう。

ウェビナーに参加される方は、時間や距離の関係でこれまでセミナーに参加できなかった方がほとんどです。人気のセミナーに手軽に参加できることは、十分魅力になります。

Q.ウェビナー開催に向いている、資料の作り方はありますか？

一言でいうと「紙芝居形式」です。アニメーションは極力使わないのがおすすめです。ページはなるべく減らして、音声で伝えるようにしましょう。

ウェビナーは、電波状況によって、資料の動き・音声にタイムラグが生じます。場合によっては途中で内容が飛んでしまうこともありえます。細かなアニメーションを多様した資料を用いると、参加者が内容についていけず、置いてけぼりになってしまう危険があるからです。

Q.ウェビナー開催当日の注意点はありますか？

電波状況の確認はマストです。可能ならば、無線ではなく有線を使いましょう。開催中に参加者の方の気が散らないように、ウェビナーで使用しないWebページ・ツール類は閉じておいてください。SNSやチャットツールのお知らせ機能もすべて切っておきましょう。

また、登壇者以外に最低1名は近くにいるようにしましょう。ひとりでウェビナーを実施すると、いざ何か問題が生じた際に、登壇者はその場を離れることができないので、対応できる人がいません。

例えば、「ウェビナーで使っている会議室の隣の声がうるさい」といった際に、登壇者ひとりだけだと注意しに行くこともできません。万が一の場合に備えて、参加者の見えない位置にサポート役の人に待機してもらいましょう。

Q.開催したウェビナーに参加された方への後追いは、どのようにしていますか？

サービスへの興味度合いを「ネクストアクション」で質問

ferret Oneでは、ウェビナーに限らず、セミナー後のアンケート結果に基づいてインサイドセールスが後追いをしています。サービスへの興味度合いを「ネクストアクション」で質問し、下記の2つを後追いの指標としています。

● ferret One にご興味はございますか？

• 詳しい説明が聞きたい
• 無料デモ体験希望
• 製品資料が見たい
• 興味がない
• 導入済み

「詳しい説明が聞きたい」「無料デモ体験希望」「製品資料が見たい」という行動を上位アクションと呼び、上位アクションを選択したお客様を、後追いの対象としています。

また、ウェビナーに参加されたお客様を、より角度の高いハンズオン型のセミナー（ワークショップ）へと誘導する質問も設けています。

● ワークショップへの申し込みを希望しますか？ 

•  ◯月◯日のワークショップに申し込む
• 別日程があれば希望する
• 興味がない

ハンズオン型セミナーは「ferret Oneを使ったワークショップ」としてセミナー内でも告知しています。申込み希望の方や、別日程での参加希望の方には後追いのお電話をしています。

後追いは素早く

後追いのタイミングは、これまでは集合セミナー同様、セミナーの翌日からコールを開始していました。しかし、ウェビナーは潜在的なお客様が多く、気持ちがすぐに冷めやすいと予測されること、また、セミナー直後が一番お電話が繋がりやすいと予測されることから、今後は「セミナー直後」にコールすることにしています。

Q.通常のセミナーと比べて、ウェビナーを開催するメリットは何でしょうか？

• 遠方の方にもお申込みいただきやすい
• 忙しい方にもお申込みいただきやすい
• 潜在層のお客様にもお申込みいただきやすい
• リモートワーク中でも開催が可能
• 会場の設営、受付、片付けなどが不要
• セミナーの様子が録画として残るので、後から振り返りやすい
• 直接お客様のサイトに映し出されるので、資料が綺麗で見やすい
• チャット形式で質問がくるので、お客様がどこで疑問を感じたかわかりやすい
• 質問をリアルタイムでセミナーに盛り込める、テキストにも残る

メリットは色々とありますが、一番は「ユーザーの選択肢が増える」ことです。往復3時間かけて頑張って「参加するか」「しないか」の選択しかなかった中にもう一つ「30分だけなら見てみよう」という選択肢が増えるのは非常に大きいと思います。

Q.逆に、ウェビナーを開催するのデメリットは何でしょうか？

• 回線の状態が不安定だと、タイムラグが生じたり、セミナーが中断したりしてしまう
• 参加のハードルが低いぶん、課題感の薄いお客様がお申込みされるケースもある
• 通常セミナーでは終了後にその場で個別相談・商談ができるが、ウェビナーでは難しい（＝素早い後追いが大事）

ウェビナーを「通常セミナーとまったく同じように活用しよう」とすると、無理が生じてしまうことがあります。双方向性かつアドリブが必要とされるワークショップの場合、動きや音声にタイムラグが生じやすいウェビナーとはあまり相性がよくありません。

ウェビナーは完璧なものではないので、「使い分ける」という視点で取り組むのがいいでしょう。

Q.これからウェビナーを開催される方へ「これはやらない方がいい」「これはやった方がいい」というアドバイスがあればお願いします

セミナーの資料はいつも通り、登壇者のテンションはいつも以上にあげる。これに尽きると思います。

はじめてのウェビナーだからと言って、はりきって「ウェビナー専用の資料」を作ると、失敗する可能性が高くなります。なぜなら「慣れない配信ツール」「お客様の顔が見えない状態で話す」という2つの不確定要素が既に入っている上に、わざわざ3つ目として「新しい資料作成」が加わるからです。

それよりも「カメラや音声のオン/オフはちゃんとしているか？」「 チャットで何か起こっていないか？」といった、ウェビナー特有の部分に目を光らせてください。

その上で、テンションはいつも以上にあげてください。ウェビナーはお客様の顔が見えないので、一方的に淡々と話しているだけになりがちです。また、パソコンに向かって話していると前傾姿勢になり、声の大きさが小さくなってる場合もあります。

うるさければ、参加者側で勝手にボリュームを落としてくれます。意識的にテンションをあげて、ハキハキと話すように心がけましょう！

ウェビナーを開催・運営するための8つのポイント

以上、これまでお伝えした「ウェビナーのポイント」をまとめると次の8つになります。

• 参加しやすいツール
• リマインドを忘れず
• 人気セミナーの「サマリー版」から始める
• アニメーションは極力使わない
• 質問は随時受付
• サポート役を近くに配置
• 後追いは素早く
• 意識的にテンションをあげる

以上、ferret Oneでこれまで取り組んできたウェビナーを開催する上でのノウハウをお伝えしました。少しでも、皆様のお役に立てば幸いです。

BtoBマーケティングに“課題”を持つ企業様に向け！
ferret Oneのノウハウ提供型セミナーを開催予定です。ぜひご参加ください。

▼セミナー情報はコチラ
https://ferret-one.com/seminar