オプトインとオプトアウトの違いトとは？メール配信時に注意すべきポイント【個人情報保護法】
オプトイン・オプトアウトは、一般的にはメール配信で使われる用語として知られています。それぞれの用語を理解せずにメール配信を行っていると、思わぬトラブルの原因にもなりかねません。
しっかりと用語を理解し、正しいメール配信を行うことで、トラブル防止にもつながります。
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目次[非表示]
オプトイン・オプトアウトの意味とは？
オプトインとは、ユーザーが企業から情報を受け取ることなどに対して、自らに関する情報を利用されることに許諾することです。「参加する」「許諾する」という意味合いを持っています。
その反対にオプトアウトとは、許諾していた約束事や契約から離脱したり、停止させたりすることです。メール配信では「受信拒否（登録解除）」という意味を持っています。
どちらの用語もマーケティングにおいては、主にメール配信で用いられます。
語の語源から紐解く意味
「オプトイン」と「オプトアウト」は、英語の「opt in」と「opt out」という言葉が語源となっています。
「opt」という単語には「選ぶ」や「決める」という意味が含まれており、これに「in（入る）」や「out（出る）」を組み合わせることで成り立っています。
直訳すると、オプトインは自らの意思で「参加を選ぶ」ことであり、オプトアウトは「不参加を選ぶ」ことや「脱退する」ことを指します。
単なる参加や拒否の行動を示すだけでなく、ユーザー自身の明確な意思表示が伴っている点がそれぞれの言葉の大きな特徴です。
身近な場面でのオプトインの事例
オプトインの仕組みは、私たちの身近な場面でも多く活用されています。
代表的な事例として挙げられるのが、WebサイトにおけるCookieの利用確認です。
初めて訪れるサイトで、「当サイトではCookieを使用します」というポップアップに対し、「同意する」を選択した経験がある方も多いでしょう。これもオプトインの一例に該当します。
また、ECサイトで商品を購入する際、「ショップからのお知らせを受け取る」というチェックボックスにチェックを入れる行為も、典型的なオプトインの事例と言えます。
メール配信におけるオプトイン方式とオプトアウト方式の違いとは？
メール配信におけるオプトイン方式とオプトアウト方式の違いを解説します。
オプトインとは？
オプトイン方式とは、受信者が事前にメール受信に同意することで送信者がメールを送れる仕組みです。オプトイン方式では受信者に主導権があり、メールを送るには受信者の同意が必要になります。
メール配信の同意を得るための主な手段は2つです。
- 会員登録フォームでメルマガを受信するかどうかの項目を記載し、同意を得る方法
- プライバシーポリシーや個人情報の取り扱いを記載したページに、メール配信についての項目を記載し、同意を得る方法
メール配信を行う送信者は、メール配信の同意を得て、はじめてメール配信を行えます。
オプトアウトとは？
オプトアウト方式とは、受信者の同意を得なくてもメールを送信できる仕組みです。オプトイン方式とは反対に送信者に主導権があります。
基本的にはオプトイン形式でのメール配信が義務付けられていますが、一部例外があり、その例外の場合にはオプトアウト形式でのメール配信をしても問題ありません。
オプトアウト方式でメール配信が可能なのは、名刺などの書面により自身の電子メールアドレスを通知した者や、インターネット上で自身の電子メールアドレスを公開している者です。
また、既存の取引先や書面でメールアドレスを取得した場合も、例外としてオプトアウト方式でのメール配信が可能です。
オプトイン・オプトアウトに関わる法律と罰則
オプトイン・オプトアウトの仕組みは、ユーザーの権利を守るための法律と密接に関わっています。
ルールを無視した運用は法的なトラブルに発展する可能性があるため、関連する法律や罰則について正しく理解しておくことが重要です。
特定電子メール法と個人情報保護法による規制
日本において、広告や宣伝を目的としたメール配信は特定電子メール法によって、原則としてオプトイン方式で行うことが義務付けられています。
かつてはオプトアウト方式も認められていましたが、迷惑メールの増加を背景に法改正が行われ規制が強化されました。
また、個人情報保護法においても、オプトインに関する厳格なルールが設けられています。
取得した個人情報を第三者に提供する際や、不正な手段で取得した個人情報を利用する場合には、ユーザー本人の明確な同意を得ることが定められています。
法律に違反した場合の罰則
事前に同意を得ていないユーザーに広告メールを送信するなど、オプトインのルールを無視した場合は、法律違反として罰則の対象となる可能性があります。特定電子メール法に違反したとみなされた場合、個人に対しては最大で100万円以下の罰金が科される可能性があります。
さらに、送信者の情報を偽ってメールを配信したり、虚偽の内容を含む広告を送ったりした場合、または総務大臣および消費者庁長官の命令に従わない場合は、より重い罪に問われる可能性があります。
このようなケースでは、個人の場合は1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金、法人の場合は3000万円以下の罰金が科されることもあるため、ルールを遵守した慎重な運用が不可欠です。
ユーザーにいかにオプトインしてもらえるかがポイント
オプトアウト方式でのメール配信は原則禁止されているため、いかにユーザーにオプトインしてもらえるかがポイントとなります。
オプトインを取り入れる企業側のメリット
ユーザーからオプトインを取得することは、法的な義務を果たすだけでなく企業側にとっても大きなメリットがあります。
自らの意思でメールの受信に同意したユーザーは、すでに自社の商品やサービスに対して高い関心を持っている状態です。そのため、配信したメールに対する反応が良く、商品の購入やサービスの申し込みといったコンバージョン率の向上が期待できます。
オプトインに同意するユーザーを増やすことで、質の高い見込み顧客を効率的に獲得できる点は、企業にとって非常に大きな強みとなります。
メリットを提示してオプトインしてもらう
オプトインしてもらうためには、ユーザーがオプトインしたくなる明確なメリットが必要です。
例えば、メルマガでしか得られない有益情報や割引クーポンの配信などが挙げられます。また、時事ネタやトレンドに関連づけたコラムなどもおすすめです。
さらにオプトインのハードルを下げるために、あらかじめ配信内容や配信頻度を開示しておくのも効果的です。どんな内容のメールがどれくらいの頻度で来るのかがわかれば、興味を持ってもらえる可能性が高まります。
フォーム経由以外のリードでもパーミッションを得る
オプトアウト形式でメール配信を行える、Webサイトのフォームを経由せずに獲得したリード（名刺交換した人など）へのメール配信でも、勝手にメール配信を行わず、パーミッション（メールを送っても良いという許諾）を得ることが大事です。
名刺交換で得たメールアドレスは特定電子メール法のオプトイン規制の例外とされていますが、広告宣伝メールの送信を拒否する旨の表示があれば法律違反となるため、パーミッションを得ずにメール配信を行うことは、常に問題がないとは言い切れません。獲得したリードの行動データを利用するには同意を得る必要があるため、相手への配慮が不可欠です。
そのため、名刺交換をした翌日までに名刺交換のお礼と共に、メールマガジンや会員制サイトに登録を促すメールを送ることが有効です。
メール配信時の6つの注意点
メール配信時には気をつけたい6つの注意点があります。
1. メールの受信を拒否ができる動線を設置する
メール配信を行う際には、必ずメールの受信拒否ができる動線を設置する必要があります。
読み手が「メールの受け取りをやめたい」「もう不要だ」と思った時に、メールの受信拒否を行えるフォームのリンクや、受信拒否を依頼できる連絡先などの記載が必要です。
受信拒否の動線が設置されていても、わかりやすく記載されていないとスパムメールや迷惑メールとして扱われてしまう恐れもあるため、わかりやすい位置に記載するように注意しましょう。
信頼関係構築の意味でも、いつでも簡単に受信拒否できる、という安心感を持ってもらうことも重要になります。
2. 送信者情報などの表示が義務付けられている
配信するメールには、送信者情報などの表示が義務付けられています。具体的には、以下の項目の表示を忘れないようにしましょう。
- 氏名または企業名、住所
- 苦情や問い合わせ先もしくはリンク
また、受信拒否ができる旨や、そのための連絡先またはリンクも忘れずメール内に表示する必要があります。
3. 取引履歴を保管する必要がある
オプトインを取得した際には、ユーザーがメールを受信することに同意した取引履歴の保管が必要です。
また、ユーザーにメール配信を行う時には、メールアドレスをどのような経緯で取得したのかを明記しておくと、トラブルやクレームを未然に防げます。
例えば「本メールは、○月に開催されたオンラインセミナーで、メール配信を希望された方のみに配信しています。」などとメールに記載する方法です。メールアドレスの取得経路が明記してあると、読み手も個人情報流出などを疑わずに済み、安心してメールを受信できます。
4. BCCで一斉配信は避ける
メール配信はBCCで一斉配信をすると手間がなく、楽なのですが、うっかり間違えてTOやCCで送ってしまうとメールアドレスが流出してしまいます。メールアドレスなどの個人情報の流出は、思わぬ訴訟やトラブルの原因となるため、細心の注意が必要です。
そのため、手軽なBCCでメール配信を行わず、専用のメール配信システムを使うと個人情報流出などのトラブルを未然に防げ、安心です。
また、メールを配信する前には他の人にチェックするようにしてください。二重チェック体制をとることで、ミスを未然に防げるようになります。
5.ダブルオプトインを導入する
オプトインを安全に取得しトラブルを防ぐ方法として、ダブルオプトインの導入が推奨されています。
ダブルオプトインとは、Web上のフォームでメールアドレスが登録された後、そのアドレス宛に確認メールを送信する仕組みです。
ユーザーがメール内のリンクをクリックすることで、初めて本登録が完了する流れになります。
これにより、第三者によるなりすまし登録や、ユーザー自身のメールアドレス入力ミスを効果的に防ぐことができます。
不要なトラブルを未然に回避し、より確実な同意を得るために有効な手段です。
6.同意のないユーザーにメールを送るインシデントを防ぐ仕組みを作る
同意のないユーザーへの誤配信は、企業の信用を失墜させる重大なインシデントです。
このような事態を避けるには、メール配信リストの管理体制を整備しなくてはなりません。
具体的には、MAツールなどを活用し、同意を得たユーザーリストとそれ以外のリストをシステム上で明確に分離します。
手動でのリスト作成や更新作業はミスの温床となるため、顧客管理システムとの自動連携といった、ヒューマンエラーを介在させない仕組みの導入が効果的です。
さらに、配信を実行する前に、配信対象者の条件設定が正しいかを複数人で確認するダブルチェックのフローを社内で確立し、誤配信のリスクを組織的に低減させます。
オプトイン・オプトアウトを理解した上で正しいメール配信を
オプトインとは、ユーザーが企業から情報を受け取ることなどに対して、自らに関する情報の利用されることを許諾することです。一方で、オプトアウトとは、許諾していた約束事や契約から離脱したり、停止させたりすることを意味します。
オプトイン・オプトアウトはメール配信でよく用いられる用語です。用語の意味と仕組みをしっかりと理解した上で、メール配信を正しく行い、トラブルやクレームを未然に防ぎましょう。
また、オプトアウトされないようにターゲットに合った情報のメール配信を行うことも重要です。
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