オプトイン・オプトアウトとは？メール配信時に注意すべき4つのポイント
オプトイン・オプトアウトは、一般的にはメール配信で使われる用語として知られています。それぞれの用語を理解せずにメール配信を行っていると、思わぬトラブルの原因にもなりかねません。
しっかりと用語を理解し、正しいメール配信を行うことで、トラブル防止にもつながります。
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オプトイン・オプトアウトの意味とは？
オプトインとは、ユーザーが企業から情報を受け取ることなどに対して、自らに関する情報を利用されることに許諾することです。「参加する」「許諾する」という意味合いを持っています。
その反対にオプトアウトとは、許諾していた約束事や契約から離脱したり、停止させたりすることです。メール配信では「受信拒否（登録解除）」という意味を持っています。
どちらの用語もマーケティングにおいては、主にメール配信で用いられます。
メール配信におけるオプトイン方式とオプトアウト方式の違いとは？
メール配信におけるオプトイン方式とオプトアウト方式の違いを解説します。
オプトイン方式とは？
オプトイン方式とは、受信者が事前にメール受信に同意することで送信者がメールを送れる仕組みです。オプトイン方式では受信者に主導権があり、メールを送るには受信者の同意が必要になります。
メール配信の同意を得るための主な手段は2つです。
- 会員登録フォームでメルマガを受信するかどうかの項目を記載し、同意を得る方法
- プライバシーポリシーや個人情報の取り扱いを記載したページに、メール配信についての項目を記載し、同意を得る方法
メール配信を行う送信者は、メール配信の同意を得て、はじめてメール配信を行えます。
オプトアウト方式とは？
オプトアウト方式とは、受信者の同意を得なくてもメールを送信できる仕組みです。オプトイン方式とは反対に送信者に主導権があります。
基本的にはオプトイン形式でのメール配信が義務付けられていますが、一部例外があり、その例外の場合にはオプトアウト形式でのメール配信をしても問題ありません。
オプトアウト方式でメール配信が可能なのは、名刺などの書面により自身の電子メールアドレスを通知した者や、インターネット上で自身の電子メールアドレスを公開している者です。
また、既存の取引先や書面でメールアドレスを取得した場合も、例外としてオプトアウト方式でのメール配信が可能です。
ユーザーにいかにオプトインしてもらえるかがポイント
オプトアウト方式でのメール配信は原則禁止されているため、いかにユーザーにオプトインしてもらえるかがポイントとなります。オプトインしてもらうためには、ユーザーがオプトインしたくなる明確なメリットが必要です。
例えば、メルマガでしか得られない有益情報や割引クーポンの配信などが挙げられます。また、時事ネタやトレンドに関連づけたコラムなどもおすすめです。
さらにオプトインのハードルを下げるために、あらかじめ配信内容や配信頻度を開示しておくのも効果的です。どんな内容のメールがどれくらいの頻度で来るのかがわかれば、興味を持ってもらえる可能性が高まります。
オプトアウト形式でメール配信を行える、Webサイトのフォームを経由せずに獲得したリード（名刺交換した人など）へのメール配信でも、勝手にメール配信を行わず、パーミッション（メールを送っても良いという許諾）を得ることが大事です。
法的にはパーミッションを得ずにメール配信を行っても問題ないのですが、相手への配慮は必要です。メール配信のみであればパーミッションは必要ありませんが、獲得したリードの行動データを利用するには同意を得る必要があります。
そのため、名刺交換をした翌日までに名刺交換のお礼と共に、メールマガジンや会員制サイトに登録を促すメールを送ることが有効です。
メール配信時の4つの注意点
メール配信時には気をつけたい4つの注意点があります。
1. メールの受信を拒否ができる動線を設置する
メール配信を行う際には、必ずメールの受信拒否ができる動線を設置する必要があります。
読み手が「メールの受け取りをやめたい」「もう不要だ」と思った時に、メールの受信拒否を行えるフォームのリンクや、受信拒否を依頼できる連絡先などの記載が必要です。
受信拒否の動線が設置されていても、わかりやすく記載されていないとスパムメールや迷惑メールとして扱われてしまう恐れもあるため、わかりやすい位置に記載するように注意しましょう。
2. 送信者情報などの表示が義務付けられている
配信するメールには、送信者情報などの表示が義務付けられています。具体的には、以下の項目の表示を忘れないようにしましょう。
- 氏名または企業名、住所
- 苦情や問い合わせ先もしくはリンク
また、受信拒否ができる旨や、そのための連絡先またはリンクも忘れずメール内に表示する必要があります。
3. 取引履歴を保管する必要がある
オプトインを取得した際には、ユーザーがメールを受信することに同意した取引履歴の保管が必要です。
また、ユーザーにメール配信を行う時には、メールアドレスをどのような経緯で取得したのかを明記しておくと、トラブルやクレームを未然に防げます。
例えば「本メールは、○月に開催されたオンラインセミナーで、メール配信を希望された方のみに配信しています。」などとメールに記載する方法です。メールアドレスの取得経路が明記してあると、読み手も個人情報流出などを疑わずに済み、安心してメールを受信できます。
4. BCCで一斉配信は避ける
メール配信はBCCで一斉配信をすると手間がなく、楽なのですが、うっかり間違えてTOやCCで送ってしまうとメールアドレスが流出してしまいます。メールアドレスなどの個人情報の流出は、思わぬ訴訟やトラブルの原因となるため、細心の注意が必要です。
そのため、手軽なBCCでメール配信を行わず、専用のメール配信システムを使うと個人情報流出などのトラブルを未然に防げ、安心です。
また、メールを配信する前には他の人にチェックするようにしてください。二重チェック体制をとることで、ミスを未然に防げるようになります。
オプトイン・オプトアウトを理解した上で正しいメール配信を
オプトインとは、ユーザーが企業から情報を受け取ることなどに対して、自らに関する情報の利用されることを許諾することです。一方で、オプトアウトとは、許諾していた約束事や契約から離脱したり、停止させたりすることを意味します。
オプトイン・オプトアウトはメール配信でよく用いられる用語です。用語の意味と仕組みをしっかりと理解した上で、メール配信を正しく行い、トラブルやクレームを未然に防ぎましょう。
また、オプトアウトされないようにターゲットに合った情報のメール配信を行うことも重要です。
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