初めてでも失敗しない「BtoBセミナー」開催の極意【後編】ー会場の決め方から当日の必須アイテムまで

前編の「BtoBセミナー開催に欠かせない3つのポイントとは？」では、なぜBtoBセミナーが、マーケ施策として有効なのかというところから、実際にセミナーを開催する際の形式やテーマ設定の方法までを取り上げました。

後編では、より実践的なポイントにフォーカス。

株式会社ベーシックが誇るセミナーの達人、マーケティングマネージャーの河村に、「会場の決め方から当日の必須アイテムまで」を聞いてみました！

実際にセミナーを運営している人間ならではのリアルなTipsが詰まっていますので、ぜひ参考になさってください。

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BtoBセミナー開催までの9ステップ

プロフィール

河村和紀（かわむらかずき）

株式会社ベーシック　マーケティングマネージャー

新卒で入った外資系人材紹介会社から、創業期の株式会社ベーシックに転職。サイト運用・商品企画・新規事業立ち上げなどに幅広く携わるなか、イチから手掛けたイベントが、累計来場者数70,000人を超える日本最大級の規模に成長。社長のムチャ振りで担当することになったBtoBセミナーは、今や開催150回以上を数え、気が付けば月に何度も登壇する日々を送っている。

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─前編では、セミナーの規模や形式、テーマ設定などについてお聞きしました。では、そうした枠組みが決まったら、どんなフローで進めれば良いんでしょうか？

セミナー開催までのフローをざっくりとまとめると、次の9ステップになります。

1.     企画

セミナーの規模や、ターゲット、形式（クロージングかオープンか）、テーマ等を決めます。弊社の場合、この時点で参加者のペルソナや望ましい態度変容等のゴールをもあわせて設定します。

誰に向けたセミナーなのかをしっかり決めてから、テーマを設定するのがポイントです。詳しくは前編をどうぞ。

2.     登壇者アサイン

テーマに応じて登壇者を決め、候補者に打診します。その際、弊社ではセミナーの狙いやスケジュール等を登壇依頼書としてまとめて添付しています。というのも、「なぜあなた（貴社）にお願いするのか」をしっかり伝えないことには先方も登壇の可否を判断できません。

また、クライアントに導入事例として登壇をお願いする場合は、そのクライアントがどのような点で成功しているのかを、客観的に伝えておくことが大切です。

3.     社内告知

企画と登壇者が決まったところで、LP（ランディングページ）等の告知ページを作成し、社内向けに告知します。ここは社内協力者を増やすための大切なステップ。外部告知時点で盛り上がり感を演出するためにも、ここで関係者からページへの「いいね！」を1つでも多くもらっておくことが大切です。

4.     外部告知（募集）

FacebookをはじめとしたSNSやメール等で外部告知し、参加者を募ります。

ユーザーの反応を見つつ、告知方法は改善していきます。ここだけの話ですが、あまりに当初の反応が悪いので、セミナータイトルそのものを途中で変更したこともあります。

5.     参加申込受付

申込を受け付けます。Facebookのイベント機能、「Peatix（ピーティックス）」のようなイベント管理ツールを使っても良いですし、自社で申込フォームを作成しても構いません。ただし、申込方法がメールと電話のみだと参加率が下がるので、フォームの用意は必須です。

6.     参加者リマインド

開催日が近づいたら参加者にリマインドメールを送ります。

早すぎず、遅すぎないタイミングが大事です。弊社では、セミナーの開催が週の後半の場合、いろいろテストした結果、リマインドメールは月曜日の昼過ぎに送るのが一番効果的でした。

7.     質問事項等の事前ヒアリング

セミナーで聞きたいポイントや登壇者への質問については、できるだけ事前にフォームから集めておきます。

当日に挙手いただいたり、質問アプリの「Sli.do（ スライドゥ）」を使ったりすることもありますが、登壇者に質問を事前共有しておけば、中身の濃い回答が期待できます。

8.     席決定

当日の動線を配慮し、席の配置を決めます。事前に座席を決めておく場合は、席次表や名札等を準備しましょう。

9.     開催（当日の段取りは別途記載）

いよいよ当日。資料や飲み物など、必要なものを準備して臨みます。

BtoBセミナーの会場や日程はどう決める？

─セミナーの概要が決まったら、会場や日程を決めていくわけですが、会場は社内の方が良いんでしょうか？ おすすめの曜日やタイミングはありますか？

社内にセミナーに適したスペースがある場合は、社内開催で良いと思います。とは言っても、社屋が非常に古いとか、暗いとか、駅から遠いといった場合は、参加者がアクセスしやすいエリアに場所を借りた方が良いと思います。今は、綺麗な貸会議室をリーズナブルに利用できますから。

開催日については、参加者の繁忙期を避けることが大前提です。

例えば、経理担当者向けのセミナーなら期末や月末・月初を避けましょう。曜日としては、一般的には週の前半よりの週の後半である水曜日～金曜日がおすすめです。午前中なら11時頃、午後なら眠くなりやすいランチ直後は避けて14時頃が良いでしょうか。

金曜日に開催する場合は、夕方にセミナーをスタートしてセミナー終了後に交流会を設けるのもおすすめです。

BtoBセミナー開催当日に用意しておきたい4アイテム

─セミナー開催当日は、何を用意しておけば良いでしょう？ 必須アイテムがあれば教えてください！

BtoBセミナー開催時に私が絶対用意するのは、次の4つのアイテムです。

1.     BGM

会場が静まり返っていると盛り下がるので、BGMは必須。多少音が流れていることで参加者同士が話しやすい雰囲気ができ、交流が生まれやすくなります。

2.     名刺

名刺は多めに用意しましょう。私は、開場から開始までの間に、初めてお会いする方と名刺交換をするようにしています。そうすることで、セミナー開催中に話を振りやすくなるので。

3.     お茶（飲み物）

参加者への心遣いとしてはもちろん、お茶を配りながら名刺交換をする等、交流ツールとしても有効です！

4.     アンケート

リードジェンとしてのセミナー開催であれば、必須アイテム中の必須アイテム。私は、弊社製品である「formrun (フォームラン)」を使ってアンケートフォームを作成しておき、スマホから回答してもらっています。オンラインでアンケートを回収することで筆記用具が不要になり、アンケート回収もスムーズになりますよ。

BtoBセミナーは継続できるかどうかがカギ

─BtoBセミナーを開催するときに押さえておきたいキーポイントは何ですか？

BtoBセミナーは1回やって終わり、というものではありません。継続できるかどうかがキーポイントです。BtoB向けの製品やサービスの場合、お客様はクォーター単位で動くことが多いんです。つまり、90日周期でジャッジのタイミングが訪れることになります。

そこで、お客様のニーズを取りこぼさないようにするためには、定期的なセミナーの開催が必要。例えば月に1回の開催であれば、開催タイミングがわかりやすく、かつニーズの取りこぼしを防げると思います。

また、継続開催のためには、継続できるテーマ設定や社内体制づくりが必須。

社内の協力者のモチベーションを上げて、巻き込んで行くことが重要です。そのための3つのポイントについては、前編の「BtoBセミナー開催に欠かせない3つのポイントとは？」で詳しく紹介しています。

効果的なセミナーを開催するための実践方法をまるっと知りたい方はこちらの資料がおすすめです！ぜひ記事の内容と合わせて、活用しながら実践してみてください！

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