忙しいWeb担当者をラクにする！業務効率化術「ECRS」とは
Webサイト運営は、忙しさとの勝負。マーケターとしてサイト運営も担当されている方は、
「人手不足で手が回らない」
「社内調整で時間がとられる」
「外注先にうまく要望が伝わらず、戻りが多くて進まない」
など、目の前のことに追われて、本来やりたかったことが後回しになってしまうことは多いのではないでしょうか。
先日、弊社が実施した調査でも、7割のマーケターが「戦略 / 施策を考える時間」を増やしたいと回答しました。
少人数でサイト運営していく中で、どのように業務を効率化していけば良いのか？
今回はそのヒントをお伝えします。
目次[非表示]
- 1.少人数運用のポイントは、改善の4原則「ECRS」
- 2.まずやることは？
- 3.Eliminate「排除」：本当に必要な作業や工程を以外をなくす
- 4.Combine「統合」：似た作業をまとめる
- 5.Rearrange「順序の変更」：作業をあるべき流れに入れ替える
- 6.Simplify「簡素化」：作業を単純化・合理化する
- 6.1.サイト運営での、Simplify「簡素化」
- 6.2.セミナー告知のLP（ランディングページ）を、型に沿ったデザインで作成する
- 6.3.Webサイトの作成、更新、修正作業を担当者自身が行えるようにする
- 6.4.資料をダウンロードしてくれた方へ、自動でサンキューメール・ステップメールを送る
- 7.まとめ：定期的に作業自体の見直しをしましょう
少人数運用のポイントは、改善の4原則「ECRS」
「ESCR」は、下記の4つの視点から業務を改善するフレームワークです。下記の言葉の頭文字をとったものです。
１．Eliminate「排除」：本当に必要な作業や工程を以外をなくす
２．Combine「統合」：似た作業をまとめる
３．Rearrange「順序の変更」：作業をあるべき流れに入れ替える
４．Simplify「簡素化」：作業を単純化・合理化する
この「E → C → R → S」 の順番で業務の見直しを検討していきます。
では、具体的に各ステップを見ていきましょう。
まずやることは？
ECRSのステップの前に、まずは業務の整理から始めます。個人で行っている毎日の作業から、年に一度の作業までを頻度別に書き出してみます。
（例）
頻度 |
担当者 |
|
SNS投稿 |
毎週 火・金 |
山田 |
メルマガ配信 |
毎週 金 |
鈴木 |
記事作成 |
毎週１本 |
山田・鈴木 |
頻度 |
担当者 |
|
朝礼 |
毎日 |
全員 |
週次MTG |
毎週 月 |
全員 |
月次報告会 |
毎月 10日 |
全員 |
出そろったところで、最初のステップ「Eliminate：排除」です。
Eliminate「排除」：本当に必要な作業や工程を以外をなくす
「これは、本当に必要な作業か？」という視点で、今やっている作業や工程をなくせないかを検討します。
チェックポイント
- 以前は必要だったけど、今も必要な作業か？
- 慣習的に続けている作業はないか？
- 形骸化していないか？（例：会議、報告業務）
サイト運営での、Eliminate「排除」
長くサイト運営を続けていけば、途中で方針ややり方を変更することがあります。
その結果、不要になったのに続いているような業務・作業がないか見直してみましょう。
各業務の目的を確認し、今のサイトの目標達成と無関係ならば思い切って排除します。
Combine「統合」：似た作業をまとめる
やるタイミングを合わせたり、逆に分けたりすることで、全体の作業時間を短縮をしていきます。
チェックポイント
- 似た作業をしている人がいないか？
- ジャンルの違う作業を、同じ人がやっていないか？
- 同時に処理できる作業はないか？
他部署の担っている役割・業務にも関心を持つことで、意外なところで重複作業が見つかることがあります。
サイト運営での、Combine「統合」
質の違う仕事を分離し、類似性の高い仕事を合わせて担当者に割り振ることで作業効率があがり、工数が減らせます。
Rearrange「順序の変更」：作業をあるべき流れに入れ替える
作業を、本来あるべき流れに入れ替えるという視点です。同じ作業を行なっていても、行う順番によって効率は大きく変わります。
「A→B→C」の順に行っていた作業を「B→A→C」にすることにより、作業効率の改善ができないかを検討します。
チェックポイント
- やり直しが発生しやすいフローになっていないか？
- 作業場所は適切か？
- 担当作業者は適切か？
サイト運営での、Rearrange「順序の変更」
例えば、これまでキャンペーンをする際の業務フローは
「企画→制作→上長による確認・許可→修正→公開」だったものを
「企画→上長による確認・許可→修正→制作→公開」の順に変更
確認作業を前倒しで実施し、上長指示による修正の時間を削減することができるかもしれません。
Simplify「簡素化」：作業を単純化・合理化する
クオリティは同等に保ったまま、作業をシンプルにしていく方法はないか、を考えます。
チェックポイント
- 自動化できる作業はないか？
- テンプレート化できる資料はないか？
- アウトソーシングした方が効率的なことはないか？
- 逆に、内製化した方が効率的なことはないか？
サイト運営での、Simplify「簡素化」
新しいツールを導入することも、簡素化の手助けになります。
例えば、Webマーケティングツール『ferret One』なら、下記のような機能で業務効率化ができます。
セミナー告知のLP（ランディングページ）を、型に沿ったデザインで作成する
例えば
- 社内にデザイナー・エンジニアがいないので、すぐにLP制作できない
- 新しいLPを公開したいが、外部に依頼すると制作期間がかかる
- LPを修正したいが、外部業者やデザイナー・エンジニアに都度依頼が必要
など、LP制作にかかっていただ時間を短縮できます。
Webサイトの作成、更新、修正作業を担当者自身が行えるようにする
例えば
- HTMLやCSSの知識がないので、サイトのちょっとした修正にも時間がかかる
- 制作会社や社内メンバーとの調整コストばかりかかっている
- 改善したいが、自分で修正できないので、ずっとサイト更新が滞っている
など、サイト制作や更新にかかっていた時間を短縮できます。
資料をダウンロードしてくれた方へ、自動でサンキューメール・ステップメールを送る
- 資料ダウンロードしてくれた人に、個別にメールを送っている
- メール配信するだけのツールを別で使っている
- サイトで取得した顧客情報と、メール配信ツールで管理しているデータが分かれているので、データ更新に時間がかかっている
など、メール配信にかかっていた時間を短縮できます。
ferret Oneなら、Webサイト内のフォーム入力をきっかけに、あらかじめ設定したスケジュールに沿ってメールを配信します。お問い合わせや資料請求された方にセミナーの案内を送ったりと、見込み顧客とのコミュニケーションが自動化できます。
▼その他、ferret Oneの機能については、詳しくはこちらでご覧いただけます
まとめ：定期的に作業自体の見直しをしましょう
少ない人数で成果を出すためには、作業とその工程の定期的なブラッシュアップをして、効率化していきましょう。
下記のポイントで考えていくのがオススメです。
- まず業務の棚卸しから始める
- 業務の整理は、今回ご紹介した「ECRS」の考え方にそって進めると簡単
- 迷ったら、「サイトの目的・コンバージョンに繋がっている作業は何か」に立ち返る
- コンバージョンにつながる作業に集中する
サイトの目的に沿った作業に集中して、成果を出すまでのスピードを早めていきましょう！
