営業効率化に有効な方法とは？活用すべき5つのツールもご紹介
営業の成果が日々の努力に対して思ったように伸びない、幅広い業務に時間をとられて負担を感じているなど、現状の改善に役立つ「営業効率化」。業務に取り組むときの意識や便利なツールを使うことで、日々の負担は確実に減らせます。
今回は、初心者でも取り組みやすい営業効率化のノウハウをわかりやすく紹介していきます。
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営業効率化とは？
営業効率化とは、作業の無駄をなくして営業活動を改善する方法です。無駄をなくすことで、顧客に対して円満で適切なアプローチを図れ、効果的に成約率アップを目指せるのです。
例えば、デスクワーク（メール、見積り書などの資料作成）や雑務の無駄を削減できれば、より多くの時間を顧客対応にあてられます。より多くの企業とコンタクトを取ることができ、丁寧なフォローの提供や、契約率の上昇につながるはずです。
営業効率化を図る10通りの方法
営業効率化を図るとき役立つノウハウは、日々の業務から取り組みやすいものもあります。今まで営業効率化を意識したことのない人でも、比較的挑戦しやすい方法も多く存在します。
ここでは、営業効率化を図る方法を10通り紹介します。
Webサイトなどのコンテンツを充実させる
自社サイトやブログなどコンテンツの充実度合いは、営業効率化に大きな影響をもたらします。
コンテンツでサービスの内容などをしっかりと把握できれば、見込み顧客は「自分の企業ニーズに適したサービスであるか」を的確に判断できるでしょう。
その結果、自社サービスへ興味・関心が高い見込み顧客からの問い合わせが増加します。また、自社サービスでの課題解決が難しい顧客からの問い合わせを減らすこともできるのです。
問い合わせの段階で、ユーザーはコンテンツの内容を把握している可能性が高くなります。予備知識があれば、根本的なサービス説明などを省くことができます。その結果、自社と顧客が共通認識を持ちつつ、円滑なサービス紹介がおこなえるでしょう。
コンテンツ内容を踏まえて問い合わせをしてくれた見込み顧客は、自社サービスへ高い興味をもっています。そのため、ユーザー自らがサービス導入を前向きに検討してくれるでしょう。
丁寧なアプローチを行うことで、成約につながりやすくなるはずです。
見込みが低い顧客を追い続けない
契約に結びつく可能性が高い顧客にアプローチをしていく営業活動も、営業効率化で重要なポイントです。
見込みが低い顧客に営業活動をし過ぎると、押しつけに感じられ、不信感を与えてしまう可能性があります。多くの時間と手間をかけたのに、成果に結びつかないうえ、顧客にマイナス印象をもたれてしまうことは避けるべきです。
温度感の高い見込み顧客から優先的に営業活動をしたり、温度感に合わせて適切なアプローチを図ることで、営業効率化を目指せるのです。
営業スキル・ノウハウを共有する
企業訪問時のコツ、商談などで有効なプレゼン方法、各顧客に合わせたコミュニケーションのとりかたなど、営業スキルやノウハウを社内共有するのも有効です。
有益な営業手法を共有することで、成約率や売上増加につながります。また、後輩教育などの効果的な資料としても活用できるでしょう。
スキルやノウハウだけでなく、メールや日報など、毎回1から作ると手間になるものをテンプレート化して共有するのもおすすめです。これだけでも、かなりの負担を減らせます。
営業の活動履歴を記録する
営業の活動履歴を記録しておくことで情報の可視化ができるようになります。
- 商談をしたときの印象は前向きだったか
- どんなアプローチに好反応を示したか
- 何度商談をしたか など
データがあることで、効率的な営業方法を導きだしやすくなります。
タスクごとの進行度や、予想される今後の流れ、成約時の予想売上金額なども盛り込むと、目指すべきゴールを明確にしつつ、状況に合わせた営業戦略を練ることもできるでしょう。
顧客リストを作成する
顧客それぞれの社名、住所、業種・業界や、営業の活動履歴、受注状況などをリスト化することも、営業効率化に適しています。
顧客リストがあれば、顧客に関する情報を必要な時にすぐに見つけられます。探し出す手間を減らし、社内でも共有できるため、会社全体で共通認識を持ち顧客へのアプローチが行えるのです。
また、成約に結びついたきっかけ、相手担当者の特徴・性格、今までの成約率などの細かい情報も非常に役立つデータになります。既存顧客に、更なるサービスを紹介するときに、何が最適なアプローチ方法かを考えやすくなるはずです。
一日のスケジュールを決めておく
一日のスケジュールを組み、時間管理をしながら仕事をすすめることも大切です。毎朝、業務を開始する前に、その日のスケジュールをたてるようにしましょう。
作業ごとに、次に取り組むことを考えていると、生じるのが時間の無駄です。予定を立てることで、今何をすべきか・次は何をするのかを意識しながら仕事に取り組めます。
また、社内で社員スケジュールを共有すれば、お互いのサポートもしやすくなり、円滑で効率的な営業活動を目指せます。そのほか、上司が部下のスケジュールを確認・アドバイスをしてあげるなど、さまざまな活用が可能です。
作業の優先順位をつける
作業の優先順位は「緊急性」と「重要性」、2種類の要素を踏まえて考えるといいでしょう。各業務を分類分けすることで、業務運びをスムーズに行えます。
緊急性が低くても重要度が高い業務を優先順位にうまく組み込むことで、時間と心に余裕をもち作業ができるメリットも生まれます。
突然の空き時間でするタスクを用意する
営業活動でつきものなのが、顧客の都合による時間変更やキャンセルです。突然、空き時間ができると、手持ち無沙汰になってしまいます。そんなときのために、空き時間で片付けられるタスクを複数用意しておくといいでしょう。
簡単だけど面倒に感じて処理していないものなど、後回しにしがちなタスクをこなすことで、後の自分に余裕が生まれます。ちょっとした心がけですが、営業効率化に欠かせないコツです。
外出の日程やルートを決めておく
外出する日・内勤する日を決めることで、営業活動を効率化することも可能です。日単位で取り組む仕事の大枠をまとめることで、仕事の進めかたの主導権を自分で握れるようになります。
例えば、見込み顧客から問い合わせがあり、訪問依頼を受けた際、自分のスケジュールをふまえて複数の訪問日を提案します。
見込み顧客に複数日程から希望日を選択してもらいつつ、自分主体で案件を進めることができます。気持ちに余裕が生まれ、質の高い商談にするための事前準備も可能になるのです。
外出する日も、回るエリアを決める・効率的なルートをみつける・同じエリアの顧客は訪問日程を同日に調整する、といった工夫することで、移動時間を最小限に抑えられます。
同じ時間でも訪問できる企業数が増え、さらに移動による疲労も減らせるメリットが生じるでしょう。
また、移動時間の観点では、オンラインでの商談実施も非常に有効です。
日報で記録をとる
日報で業務を可視化することは、業務効率化に欠かせないポイントです。一日の行動を振り返り改善点を見つけることで、翌日以降の業務をよりよく進めることができます。
日報を社内共有すれば、成績が高い人物のスケジュールをお手本にしたり、お互いにアドバイスをし合うことも可能です。部署内全体が成長していくために、有効な手法といえるでしょう。
営業効率化にはツールを利用した有効な方法も
営業効率化を図るとき、専用のツールも非常に役立ちます。ここでは、営業業務それぞれに合わせて最適なツールを5つ紹介します。
見込み客リスト作成ツール：Musubu（ムスブ）
約61,000社以上の企業が活用している見込み顧客リスト作成ツール「Musubu」。企業の絞り込み項目が非常に多様です。
売上・業界・従業員数など基本的なものはもちろん、新卒採用人数・事務所数・代表者の出身大学などからも検索可能。25以上の項目を使用して、企業の絞り込みができます。
特定のキーワードで検索した企業情報を、「検索の軸」として類似企業を割りだす使い方も可能です。
既存顧客の情報を分析した結果から、今後成約の可能性がある見込み顧客を、数値化・提案してくれるため、リスト作成だけでなく企業分析にも使えるツールです。
【費用】
月額：15,000円～
※無料体験版もあります。
【公式サイト】
https://www.musubu.in/service/
テレアポ対応ツール：MiiTel（ミーテル）
通話中の全会話を自動録音・自動文字起こししてくれる「MiiTel」。記録は一元管理が可能です。
会話は文書のように残りづらく、ブラックボックス化しやすい欠点がありますが、データ化されることで、正確な判断・対応がしやすくなります。
また、通話内容をAIツールが解析・評価する機能付きで、テレアポの質を向上が目指せるメリットもあります。SFA(営業支援)ツールとの連携もできる、テレアポ対応ツールです。
【費用】
月額：5980円〜
【公式サイト】
https://miitel.revcomm.co.jp/
オンライン会議ツール：Zoom（ズーム）
さまざまな企業・個人が利用しているオンラインミーティング用ツール「Zoom」。最大で1000人規模のミーティングも開催可能です。
ミーティングは録画でき、AIの文字起こし機能もついています。そのため、会議が終わった後に気になった言葉を「キーワード検索」することで、会議内容の見直しができるでしょう。
チャット機能も付いているため、ミーティング中、全員に意見を求めるときなども、チャット返信をお願いするなどのコミュニケーションで、スムーズに会議を進めていけるはずです。
【費用】
月額：2000円
※無料体験版あり
【公式サイト】
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
チーム間での情報共有ツール：Qast（キャスト）
「メモ」機能で登録した内容を投稿・共有することで、チーム間の情報共有が行える「Qast」。
シンプルなデザインで、直感的な操作が可能なツールです。
共有されているメモは、ツール内で「Q&A」形式として保存ができます。そのため、よく疑問としてあがる内容を保存しておけば、同じ内容のやりとりを防ぎ、無駄なやりとりを減らせるのです。
過去のメモをカテゴリ分類することも可能です。もし、知りたい内容に適した検索ワードがわからなくても、カテゴリのフォルダを辿ることで、得たい情報をみつけられるでしょう。
【費用】
月額：600円〜
※20人までのスタンダードプランの場合、1ユーザーあたりの月額料金が600円です。
※無料お試しプランもあります。
【公式サイト】
https://qast.jp/
営業支援（SFA）ツール：Salesforce（セールスフォース）
「Salesforce」は、世界トップレベルのユーザー数を誇る営業支援ツールです。顧客情報の一元管理・営業活動・商談管理など、幅広い用途で活用でき、各種プラットフォームと連携させることも可能です。
加えて、AIを活用した、商談やマーケティングメールの成果予測ができる機能もついています。成果予測から改善策を考えたり、営業活動のレベル向上に役立てるツールでしょう。
【費用】
月額：3000円〜
※年間契約で利用できます。
【公式サイト】
https://www.salesforce.com/jp/
営業効率化を実現して売上UPを目指そう
営業は、企業同士の関係性構築や、成約だけでなく、デスクワークや雑務など取り組む業務が多さが特徴といえます。
正解がなく、難しいからこそやりがいがある営業。しかし、忙しさによる負担で心身の疲労が蓄積してしまうのも事実です。
簡単に改善しやすいところから変化を取り入れることで、営業効率化を達成して、円滑な企業成長を目指しましょう。
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